Effiziente Zeiterfassung & Dokumentation in der Physiotherapie

clockin ist nicht nur für die Praxis entworfen, sondern auch für eine vielseitige Anwendung entwickelt worden. Mit der Idee, eine Lösung für die Projektarbeit im Handwerk zu entwickeln, war noch niemand davon ausgegangen, dass dies auch ein Problem in vielen anderen Branchen tangieren würde. Aber spätestens seit sich schon nach wenigen Tage nach dem Launch der App das erste Unternehmen aus der Gesundheitsbranche anmeldete, wissen wir, dass clockin größer gedacht werden muss. 

Das ist mittlerweile schon einige Jahre her. Und Menschen wie Aric Brämswig beweisen uns immer wieder aufs neue, dass dieses Umdenken die richtige Entscheidung war. 

Aric ist CEO bei REHAB FIVE. Mit zwei Standorten in Münster hat er mittlerweile ein beachtliches Team in seinen Physiotherapiepraxen. Er hat sich mit seinen Praxen auf eine moderne, wissenschaftliche Physiotherapie spezialisiert und erzählt im Interview mit uns, dass seine Kolleginnen und Kollegen die meiste Zeit auf der freien Trainingsfläche verbringen. Das Ziel ist es, mit den Kunden zusammen Bewegungsprogramme zu erarbeiten, um langfristig die Gesundheit der Kunden zu verändern. Dazu gehören auch Athletinnen und Athleten im Profibereich.

“Wir tummeln auf ganz vielen Feldern und versuchen da vielseitig unterwegs zu sein”, erzählt Aric. Ein wichtiger Teil ist auch das BGM bzw. BGF, das sogenannte betrieblich Gesundheitsmanagement bzw. die betriebliche Gesundheitsförderung. Dort arbeiten sie mit verschiedenen Branchen zusammen und versuchen langfristig und nachhaltig die Unternehmenskultur der Betriebe zu verändern. So sollen die Unternehmen lernen, sich selber dauerhaft gesünder aufzustellen. Das Programm geht von Bewegungsangeboten in Schulen bis hin zu Ernährungs-Workshops gehen. 

In der Vergangenheit hat REHAB FIVE mit einem simplen System zur Arbeitszeiterfassung gearbeitet: “Wir hatten die Schwierigkeit, dass wir eigentlich kein System gefunden haben, was uns schnell einen Tagesüberblick bringt, wo wir Strukturen schaffen konnten und vor allem möglichst einfach, sicher und nutzerfreundlich eine schnelle Projektübersicht bietet.”

Auch in der Physiotherapie bedeutet Zeit = Geld und deshalb wollte Aric nicht weiter Energie in weitere “Gimmicks” stecken, die ihm seinen Arbeitsalltag nicht erleichtern. Als er clockin entdeckt, braucht es nicht lange zur Überzeugung.

Seither setzen sie die App sehr vielseitig ein: “Der Mitarbeiter steht vor der verschlossenen Tür. Er fängt mit seinem Arbeitsalltag an, er loggt sich als Erstes in die clockin App ein, hat dann ein Projekt – das ist entweder der Standort oder ein Unternehmen.” Der große Vorteil für ihn: clockin ist mobil. Seine Mitarbeitende können also von überall aus ihre Daten erfassen - egal ob Pausenzeiten, Wegzeiten oder Projektzeiten. 

Durch clockin ist Arics Alltag damit deutlich erleichtern geworden. Er hat eine Live-Projektübersicht in seinem Dashboard und kann so mit wenigen Klicks immer sicherstellen, dass alles richtig läuft. “Das ist der Unternehmer-Traum”, sagt er. “Alles in einer App, simpel erklärt und individuelle gestaltbar.”

Bei REHAB FIVE liefen Urlaubsanträge früher in Papierform ab oder wurden über WhatsApp beantragt – was nicht nur umständlich und zeitraubend ist, sondern auch nicht datenschutzkonform. Das läuft jetzt alles digital über clockin. 

Auch in der Datenauswertung spart Aric mittlerweile einiges an Zeit: Was früher über eine eigene Datenbank händisch erfasst wurde, läuft jetzt live und automatisch. “Das hat unser Zeitaufkommen erheblich reduziert, um Tagen, vielleicht auch Wochen.”

Auf für die Kunden bietet clockin neue Vorteile: Mithilfe der Dokumentationsfunktion können Bewegungsabläufe festgehalten, Notizen zugänglich und Übersichten schneller ausgewertet werden. Über den Leselink können diese Informationen direkt an den Kunden oder den Vertrauensarzt weitergeleitet werden.

Ohne clockin müsste Lüken jeden Tag Zettel auswerten. Jede erfasste Stunde müsste er über Excel oder ähnliches handschriftlich festhalten. Das fällt alles weg. Die Leute auf der Arbeit nehmen ihm schon die Arbeit ab, indem sie sich mit einem Klick in die Pause stempeln. 

Am Ende des Monats macht er die Lohnabrechnung und erhält von clockin für jeden Mitarbeiter einen fertigen Stundenzettel. Mit der DATEV-Schnittstelle gehen die Daten weiter an das Steuerbüro. “Das ist alles total gläsern und einfach gestaltet. Es macht einfach nur noch Spaß.” 

“Ich würde jedem, der sich selbstständig macht, raten, auch wenn er allein anfängt, das früh umzusetzen”, erzählt uns Lüken. clockin ermöglicht ihm ganz einfach neue Mitarbeiter anzulegen, wenn das Unternehmen wächst. Und viele kleine Fehler, die er zuvor gemacht hat, die kann er ausmerzen.

“Es ist super wichtig sowas früh einzusetzen und es ist wirklich nicht teuer. Es macht Spaß und bringt einem nur Vorteile. Ich kann euch nur dazu raten.” 

Die Vielseitigkeit von clockin erleichtert Aric und seinem Team, ihren Arbeitsalltag zu optimieren. „clockin ist für uns ein weiterer Schritt uns, im Gegensatz zur Konkurrenz, moderner aufzustellen.“ Und nicht nur das – gerade im medizinischen Bereich hilft clockin ihm datenschutzkonform zu bleiben. 

„Wir müssen in der Physiotherapie weiter vorankommen und lernen, mit Unternehmen wie clockin zusammenzuarbeiten, damit wir den Alltag des Physiotherapeuten noch leichter gestalten können“, so Aric.