Effizient und zukunftsorientiert arbeiten mit clockin

Die BL-Beleuchtungstechnik GmbH ist ein Elektrotechnikbetrieb mit Sitz in Staatsforsten bei Cloppenburg. Mit dem Schwerpunkt auf Smarthome arbeiten sie mit Leidenschaft daran, die Technik der Zukunft, im privaten und Objekt-Bereich, einzubauen. 

Christoph Lüken, der Geschäftsführer von BL-Beleuchtungstechnik, erklärt, warum das Thema gerade so relevant ist: “Energiemanagement wird immer wichtiger, die Energiekosten steigen und es ist sehr wichtig, ein Gebäude zukunftsorientiert zu gestalten. Das ist unsere Meinung, war immer unsere Meinung und dafür brennen wir.”  

Aber er erzählt auch, dass sie mit vielen Herausforderungen zu kämpfen haben. In der heutigen Zeit ist das vor allem die Projektplanung hinsichtlich Materialbeschaffung, es gibt Lieferschwierigkeiten und ganze Strukturen ändern sich. Es muss alles straffer geplant werden.

Lüken hatte früher große Probleme mit seiner Projektplanung. Zettelwirtschaft und Projektplanung tun sich da einfach gegenseitig nicht gut. Er musste selber auf die Baustellen fahren, um wichtige Informationen aufzunehmen, und hatte täglich mehrere Mitarbeitende am Telefon, die nicht wussten, wie der aktuelle Stand war. 

Und dann stößt er zufällig auf clockin. Das Implementieren läuft fast wie von allein: “Das war eigentlich alles selbsterklärend, das Ganze einzufügen.” Bei Fragen nimmt er den Telefonhörer in die Hand und ruft beim Kunden-Service an, der ihm sofort antwortet. “Es gab aber eigentliche nicht viele Fragen, wenn ich ehrlich bin”, fügt er auch hinzu. Anfangs noch mit zwei Mann wächst clockin mit dem Unternehmen. Mittlerweile sind es acht Leute am Standort. 

“Jedes Tool soll einem Arbeit abnehmen und nicht noch mehr Arbeit bescheren”, erklärt Lüken. “Das ist ein simples Tool, was sich leicht umsetzen lässt und auch einfach für die Mitarbeiter ist.”

Heute beginnt Lüken jeden Arbeitstag mit dem Überfliegen der anstehenden Projekte im clockin-Bürocenter. Seine Mitarbeiter kommen, nehmen sich ihr Tablet und dokumentieren alle wichtigen Daten damit. Das heißt, Projektinformationen, Fahr- und  Arbeitszeiten werden erfasst. Alles, was auf der Baustelle passiert und festgehalten werden muss. 

Abends setzt er sich hin und schaut nochmal auf die Stunden, ob alle richtig gestempelt haben, denn “auch eine Software muss gepflegt werden.” Am Ende sind es für ihn zwei Minuten, jeden Tag. Er behält so einen Überblick über seine Projekte und die Zeiten seiner Mitarbeiter und weiß jede Woche, wie viele Stunden auf dieser Baustelle verbracht wurden. Das ist auch gläsern für seine Kunden und für seine Mitarbeiter. 

“Ich kann nicht einfach das System laufen lassen, einmal im Monat draufgucken. Das mache ich kontinuierlich. Jeden Tag nehme ich die zwei Minuten abends, vergleiche, gucke einmal drauf. Dann ist der Tag abgeschlossen und alles ist sauber im System hinterlegt.” 

Enorm viel Zeit spart ihm aber auch die digitale Projektakte. In der App sind alle wichtigen Informationen für seine Leute direkt vor Ort auf der Baustelle hinterlegt. Vor Ort gibt es dann keine Fragen mehr. Das spart ihm etliche Stunden an Organisationsaufwand. 

Auch die Bauten werden digital geplant. “Ich finde, dass man heute noch mit einem Blatt Papier durch die Gegend rennt, ein Stück Kreide auf dem Bau, Dinge anzeichnet, handschriftlich niederhält.” Er schütteln den Kopf. “Klar hat man noch ein kleines Büchlein, in dem man viele Dinge niederschreibt. Aber 90 % haben digital zu funktionieren. Das ist ganz wichtig heute. Ansonsten steht man irgendwann hinten an.” Deshalb sind alle wichtigen Informationen in der App hinterlegt. Seine Mitarbeiter haben ein Tablet auf der Baustelle, öffnen die Projektakte und haben alles digital vorliegen. Da gibt es keine Fragen mehr, keine Anrufe. Das spart ihm viel Arbeitszeit.

Ohne clockin müsste Lüken jeden Tag Zettel auswerten. Jede erfasste Stunde müsste er über Excel oder ähnliches handschriftlich festhalten. Das fällt alles weg. Die Leute auf der Arbeit nehmen ihm schon die Arbeit ab, indem sie sich mit einem Klick in die Pause stempeln. 

Am Ende des Monats macht er die Lohnabrechnung und erhält von clockin für jeden Mitarbeiter einen fertigen Stundenzettel. Mit der DATEV-Schnittstelle gehen die Daten weiter an das Steuerbüro. “Das ist alles total gläsern und einfach gestaltet. Es macht einfach nur noch Spaß.” 

“Ich würde jedem, der sich selbstständig macht, raten, auch wenn er allein anfängt, das früh umzusetzen”, erzählt uns Lüken. clockin ermöglicht ihm ganz einfach neue Mitarbeiter anzulegen, wenn das Unternehmen wächst. Und viele kleine Fehler, die er zuvor gemacht hat, die kann er ausmerzen.

“Es ist super wichtig sowas früh einzusetzen und es ist wirklich nicht teuer. Es macht Spaß und bringt einem nur Vorteile. Ich kann euch nur dazu raten.” 

Statt sich nach Feierabend durch Zettel zu wälzen schaut er zwei Minuten in das Büro-Center und kann seinen Arbeitstag guten Gewissens abschließen. 

Lüken sagt, er möchte alles digitaler machen. Nicht nur Gebäude sollen durch Smart Home digitalisiert werden. Auch sein Unternehmen arbeiten dank digitaler Projektakte, digitaler Zeiterfassung und digitaler Projektplanung automatisch und effizient.