Qualität sichern und effizient arbeiten

Perfect Clean ist ein mittelständisches Unternehmen in der Gebäudereinigung mit ca. 30 Beschäftigten. Mit einer Spezialisierung auf Unterhaltsreinigung hat sich Oliver Budde, Geschäftsführer von Perfect Clean, über die letzten Jahre einen festen Kundenkreis aufgebaut, der hohe Qualitätsansprüche hat. Diese müssen täglich erfüllt werden, egal welcher seiner Mitarbeitenden vor Ort ist. 

„Wir brauchen eine gute Übersicht über die einzelnen Tätigkeiten der Projekte für die Mitarbeitenden und müssen auf tagesaktuelle Ereignisse, wie Sonderaufgaben, eingehen können.“ 

Fluktuation, Corona, ... auch Perfect Clean hat zu kämpfen 

Das macht die hohe Fluktuation in der Branche nicht unbedingt leicht. Gerade in der jetzigen Zeit, krisengeschüttelt durch Corona und durch steigenden Energiekosten, ändern sich die Gegebenheiten bei Perfect Clean ständig. Aber auch die Lebenssituation der Mitarbeitenden wechseln häufig. “Wir haben ein regelmäßiges Kommen und Gehen.“, erzählt Budde.

Das führt zu einem hohen Investment von Zeit in die Ausbildung der neuen Mitarbeitenden und das Eingewöhnen in die Stelle. Und Zeit bedeutet Geld und Unsicherheit, gerade weil viele der Mitarbeitenden kein Deutsch sprechen.

Zeiterfassung ist für die Gebäudereinigung kein neues Thema, die Arbeitszeiterfassung ist hier schon seit vielen Jahren Pflicht. In der Vergangenheit hat Perfect Clean das mit Zettel und Stift gelöst. Das verlangt allerdings auch viel Zeit zum händischen Übertragen und vor allem Berechnen von Sonderreglungen. Denn, besonders im Bereich von Sonn- und Feiertagsarbeit aber auch der Nachtarbeit muss auf Zuschläge geachtet werden. Das bedeutet für Oliver Budde: Ein normaler Stundenzettel mit zwei Spalten reicht hier nicht aus.

Die Anforderungen an ein Zeiterfassungssstem sind für den Gebäudereiniger deutlich komplexer. Nach einer Menge Arbeitsaufwand im Büro und steigendem Wachstum seines Unternehmens entscheidet er sich für eine neue Lösung.

Schluss mit Zettel und Stift!

Auf der Suche nach einem Programm zur digitalen Zeiterfassung stößt er unter anderem auf clockin. Er meldet sich für eine kostenlose Testphase an und probiert im Kleinen bei sich zu Hause an den Funktionen und Möglichkeiten herum, aber entscheidet schnell: Der Aufwand, diese App einzuführen, ist für ihn nicht hoch und es bietet ihm einen großen Mehrwert. Auf die Frage, warum gerade clockin sagt er: „Schon zu dem Zeitpunkt wuchs die Anzahl meiner Beschäftigten regelmäßig. Der modulare Aufbau von clockin spielte mir da total in die Karten. Ich kann schnell und einfach das Kontingent der zu verwaltenden Mitarbeiter erhöhen. Mit zwei Klicks habe ich zwei Mitarbeiter mehr in der Verwaltung bei clockin.“ 

Aber nicht nur das: Perfect Clean macht großen Gebrauch von der Projektdokumentation. Mithilfe von Fotos und Nachrichten über die App können viele Arbeitsschritte verkürzt werden. Informationen an Tag 1 von Mitarbeiter A werden in der Projektakte gespeichert und können ganz leicht an Tag 2 von Mitarbeiter B abgerufen werden. Durch Fotos können blitzsaubere Ergebnisse archiviert und dem Kunden gezeigt werden. Denn oftmals sind das Arbeitssituationen, die sich ganz schnell wieder ändern können: Ein frisch gewischter Hausflur kann, nachdem fünf Leute durchgegangen sind, schnell wieder anders aussehen. 

„So haben wir immer den Beweis, dass der Bereich sauber gehalten wurde. Und im Übrigen ist das ja auch ein Grund, warum uns unsere Kunden engagieren, weil sie eben zum Werteerhalt dieser Objekte beitragen wollen.“

Qualitätssicherung gewährleistet Oliver Budde aber nicht nur durch die Projektdokumentation. „Die Übermittlung von GPS-Daten war ein riesiger Schritt nach vorne, denn nun können wir nachweisen: Die App wurde nicht von der Couch aus gestartet, sondern tatsächlich am Objekt.“ Das verstärkt sein Vertrauen die Mitarbeitenden und gibt ihm ein gutes Gefühl. 

Statt Blätter wälzen nur noch ein Klick

Perfect Clean verwaltet jetzt mit geringerem Zeitaufwand viel mehr Mitarbeiter als noch wenige Jahre zuvor. Die Fehlerquote der Zeiterfassung ist stark gesunken und die Dokumentationen der einzelnen Objekte hat sich stark verbessert. clockin bietet dank einfacher Nachkalkulation das, was früher immer ein Akt war. Statt Blätter zu wälzen und Stunden zusammenrechnen zu müssen, um zu erfahren, ob Objekte erfolgreich abgeschlossen wurden, wird heute nur noch eine Analyse im Büro-Center geöffnet. Das ist ein Knopfdruck und nicht mehr stundenlange Arbeit. 

„Wir haben das Thema Zeiterfassung jetzt vollkommen im Griff und im Übrigen auch rechtlich nicht angreifbar“, erklärt Oliver Budde. Während unseres Besuches vor Ort erzählt er von einer Situation, die in der Gebäudereinigung nicht unüblich ist, dennoch aber regelmäßig Stress auslöst: Der Zoll steht vor der Tür. Die beiden Beamten wollten wohl eigentlich zu einer anderen Gebäudereinigung im Haus, die allerdings nicht vor Ort war, also klopften sie spontan an die Tür von Perfect Clean, um sich einmal ihr Zeiterfassungssystem anzuschauen. 

„Der Besuch hat insgesamt vielleicht 20 Minuten gedauert, wobei die eigentliche Überprüfung, nachdem wir unsere Arbeitsmethodik mit clockin zeigten, nach 10 Minuten schon abgearbeitet war.“

Excellent gelöst und beispielhaft für die Reinigungsbranche

Oliver Budde schickt die Unterlagen, das heißt den Ausdruck aus dem Büro-Center und Abrechnungen, im Nachgang an den Zoll und bekommt schnell die Rückmeldung: Das Thema sei aus Sicht des Zolls hervorragend gelöst. „Spätestens ab dem Zeitpunkt war ich von dem Gebrauch von clockin zu 100 % überzeugt“, sagt Oliver Budde.