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Agiles Projektmanagement im Handwerk: Effizienter arbeiten mit Scrum und Kanban

Erstellt von Karla Terhaar | | Zeiterfassung

In sehr vielen Unternehmen ist das Thema agiles Projektmanagement schon längst im Gespräch. Mit dem Thema Fachkräftemangel sind nun auch Handwerksbetriebe gefordert. Sie müssen effizienter und flexibler arbeiten. Agile und moderne Projektmanagement-Methoden bieten dabei einen vielversprechenden Ansatz. In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf die einzelnen Methoden. Außerdem zeigen wir dir, wie du sie in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick

Die zentralen beiden agilen Projektmanagement-Methoden sind Scrum und Kanban. 

Grundsätzlich geht man im Projektmanagement von einem Projektzyklusleben aus, dass vier Phasen umfasst: Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss.

Die Vorteile von Projektmanagement

Das grundsätzliche Ziel des Projektmanagements ist es, Projekte zum Erfolg zu bringen. Darunter fallen Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.

Das Projektmanagement ist aus vielen Gründen nicht mehr aus der heutigen Geschäftswelt wegzudenken:

1. Effizienz und Produktivität 

Egal ob auf der Baustelle oder im Büro: Ein gutes Projektmanagement bietet eine klare Struktur und Organisation für Aufgaben und Prozesse. Das hilft dem umsetzenden Team, effizienter und produktiver zu arbeiten. Gleichzeitig bietet es einen besseren Überblick über Ressourcen. Man kann leichter nachbessern und im Vorhinein die Ressourcen besser kalkulieren.

2. Qualitätskontrolle 

Ein gutes Projektmanagement dokumentiert, lern und verbessert. Sich an bewehrte Methoden zu halten und Zahlen und Fakten im Überblick zu behalten, bedeutet die Sicherstellung von Qualität.

3. Zielerreichung und Ergebnisorientierung 

Ein gutes Projektmanagement hilft, klare Ziele und Meilensteine zu definieren und zu erreichen. Zielgerichtet und an Ergbnissen orientiert zu arbeiten bedeutet konkrete Ergebnisse zu liefern und Projektziele einzuhalten.

4. Risikomanagement 

Wenn du alles richtig machst, hast du in deinem Plan zum Projektmanagement mögliche Risiken bereits eingerechnet. Oder du hast zumindest einen Plan B erstellt. Das Projektmanagement ermöglicht dir, diese Risiken frühzeitig zu identifizieren. So kannst du rechtzeitig handeln. Zusätzlich kannst du Strategien und Pläne entwickeln, um Risiken zu minimieren. So kannst du auf Herausforderungen effektiv reagieren.

5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit 

Moderne Projektmanagement-Ansätze ermöglichen es Teams, schnell auf Veränderungen zu reagieren und sich an neue Anforderungen anzupassen. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Projektpläne reagieren Teams flexibler auf externe Einflüsse.

Grundlagen des Projektmanagements

Um das Projektmanagement in seinen Bestandteilen besser zu verstehen, wollen wir dir den Projektlebenszyklus und verschiedene Projektmanagement-Methoden vorstellen. 

Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus umfasst das “Leben” eines Projektes, von Anfang bis Ende. Er umfasst klassischerweise die vier Phasen Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss.

Im ersten Schritt der Initiierung wird die Projektidee entwickelt und ausgearbeitet. Es wird geschaut, ob das Projekt überhaupt ausführbar ist. Das sind im GaLa-Bau zum Beispiel ein erster Kundenbesuch. Bei diesem Besuch werden die Ideen und Wünsche des Kunden besprochen. Der Ort wird besichtigt. Anschließend wird die Realisierbarkeit geprüft und ein erster Kostenvoranschlag gemacht.

Wenn entschieden wird, das Projekt in die Tat umzusetzen, geht es in die zweite Phase, der Planung. Hier wird ein Projektstrukturplan, ein Zeitplan mit Meilensteinen und Aufgaben erstellt, die Ressourcen geplant. Außerdem werden Risiken analysiert, um Strategien zur Prävention zu entwickeln. Zusätzlich werden in diesem Schritt Strategien zur Kommunikation festgelegt. Das fördert den Informationsaustausch zwischen den einzelnen Parteien zu ermöglichen.

in der dritten Phase geht es dann um die Ausführung. Das Projektteam wird zusammengestellt und der Plan umgesetzt. Wichtig für die Leitung des Projektes sind hier die Koordination und Leitung des Projektteams. Zudem muss die Sicherstellung der Qualitätsanforderungen gewährleistet sein. Auch die Kommunikation zwischen den Teams und den Mitarbeitern muss reibungslos verlaufen.

In der letzten Phase wird das Projekt abgeschlossen. In dieser Phase sind drei wichtige Schritte zu tun. Erst einmal muss das Projekt abgenommen werden. Das heißt, mit dem Kunden das fertige Projekt durchgehen, sicherstellen, dass das Ergebnis den Vorstellungen entspricht. Ist das getan, sollte eine umfangreiche Projektakte zusammengestellt werden. Ideal wäre es, wenn die Erstellung schon in der ersten Phase begonnen wurde. Jetzt muss sie nur noch gecheckt, minimal angepasst und ergänzt werden. Die Projektdokumentation und Archivierung dienen dazu, dass du immer auf die Daten zugreifen kannst. So kannst du für zukünftige Projekte aus den Daten zu lernen. Lernen bedeutet auch, das Projekt ehrlich zu evaluieren. Aus Erfolgen und Misserfolgen hilfreiche Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. An letzter Stelle wird die Rechnung erstellt.

Projektmanagement-Methoden

Wasserfall - eine traditionelle Projektmanagement-Methode

Der zentrale Punkt der Wasserfall-Methode, ist, dass keine Phase startet, bevor die vorherige nicht abgeschlossen wurde. Die Reihenfolge der Phasen ändert sich nicht. Es nennt sich Wasserfall-Methode, weil das Wasser nach unten stürzt, ohne dass es möglich ist, die Richtung zu ändern. Gleichzeitig geht eine Phase “fließend” in die nächste über.

Vorteil: 

  • Klare Strukturen 
  • einfaches Management 
  • gut für Projekte mit stabilen Anforderungen 

Nachteile 

  • wenig Flexibilität 
  • nicht für jedes Projekt geeignet 
  • schwierig bei Änderungen
  • potenziell lange Wartezeiten bis zur Fertigstellung 
  • nicht agil

Scrum - eine agile Projektmanagement-Methode

Scrum ist eine interaktive und agile Projektmanagement-Methode, bei der flexibel und schnell Anpassungen an Veränderungen möglich sind. Die einzelnen Teams arbeiten in kurzen Sprints und liefern am Ende jedes Sprints Zwischenprodukte ab. 

Vorteile: 

  • sehr flexibel und anpassungsfähig 
  • Transparenz durch regelmäßige Meetings
  • fördert die Teamarbeit 
  • regelmäßige klare Zwischenprodukte ermöglichen früheres Kundenfeedback 

Nachteile: 

  • erfordert starke Einhaltung von Regeln 
  • klare Rollenverteilungen und Hierarchien 
  • Sehr komplex für Großprojekte 
  • zeitintensiv 
  • Die Methode erfordert viel Management und muss in der Regel von einer Person koordiniert werden

Kanban - eine agile Projektmanagement-Methode

Kanban ist eine Methode, die den kontinuierlichen Fluss von Arbeit fördern soll. Aufgaben werden auf einem Kanban-Board visualisiert und durch verschiedene Stadien des Arbeitsflusses bewegt. 

Vorteile: 

  • einfaches Anpassen an Veränderungen
  • klarer Überblick über den Arbeisfluss 
  • Stetiger Fortschritt und kontinuierlicher Fluss
  • Einfache Implementierung von bestehenden Prozessen 

Nachteile: 

  • Schwierige Einhaltung von Aufgaben-Limits
  • schwere Priorisierung von Aufgaben 
  • erfordert hohe Disziplin 
  • komplex bei großen Teams 

Hybride Ansätze von Projektmanagement-Methoden

Unter hybriden Ansätzen wird die Kombination von traditionellen und agilen Methoden verstanden, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen. Ein Projekt folgt in der Planungsphase klar den Vorgaben der Wasserfall-Methode. In der Entwicklungsphase springt es dann auf agile Methoden wie Scrum oder Kanban um.

Vorteile: 

  • Flexibilität und Struktur 
  • bessere Anpassung an die einzelnen Projekte 

Nachteile: 

  • komplexere Einsetzung und Verwaltung 
  • hohes Maß an Anpassungsfähigkeit erforderlich 
  • beide Ansätze müssen verstanden werden 

Wie können moderne Projektmanagement-Methoden in Handwerksbetrieben umgesetzt werden?

Diese Methoden des Projektmanagements klingen ja alles schön und gut, aber viele sind in Büros und klassischen Schreibtisch-Berufen entstanden. Wie können also Handwerksbetriebe in Projektarbeit von den Methoden profitieren? Wir geben dir einen Leitfaden in die Hand, um dein Projektmanagement zu optimieren:

1. Grundverständnis schaffen 

Nicht nur du, sondern auch deine Mitarbeiter müssen zuerst einiges wissen. Mithilfe von kurzen Workshops oder Seminaren kannst du dein Team über die Prinzipien von Scrum oder Kanban unterrichten.

Und fang unbedingt klein an! Führe die agilen Projektmanagement-Methoden schrittweise ein, um dein Team nicht zu überfordern.

2. Agile Prinzipien anpassen 

Die verschiedenen Projektmanagement-Methoden sind keine starren Konzepte. Sie können individuell an dein Unternehmen angepasst werden. Du kannst zum Beispiel sehr gut deinen Fokus auf den Kunden legen: Kundenwünsche werden mithilfe von regelmäßigen Kundenbeuschen in den Mittelpunkt gestellt. Sie werden genutzt, um Feedback eingeholt und sicherzustellen, dass die Projekte den Kundenanforderungen entsprechen.

3. Scrum im Handwerksbetrieb

In deinem Handwerksbetrieb kannst du die Scrum-Methode zum Beispiel so umsetzen: Du berufst täglich sehr kurze Meetings ein. Diese könnten auch digital stattfinden. Dabei erhältst du von den Teamleitern einen kurzen Bericht, woran sie gerade arbeiten und ob es Hindernisse gibt. In diesem Meeting geht es dann wirklich nur um ein ganz kurzes Update. So bekommst du einen Überblick, wie ihr im Projektplan steht und wo es vielleicht noch Baustellen gibt.

Die Sprints des Scrum könntet ihr nutzen, in dem die Arbeit in kurze definierte Zeiträumen unterteilt wird. Am Ende des Sprints wird das Zwischenergebnis dann vorgestellt und Feedback eingeholt. So steckst du deinen Mitarbeitern mehr Zwischenziele und sicherst damit die Einhaltung des Zeitplans.

4. Kanban im Handwerksbetrieb 

Die Kanban-Methode hat den großen Vorteil, dass es die Aufgabenteilung klar visualisiert. Du kannst digital oder analog, also über ein digitales Tool oder ein Whiteboard, die verschiedenen Aufgaben darstellen. Du kannst Spalten wie “zu erledigen”, “in Arbeit” und “erledigt” einführen, um die ensprechende Aufgaben zuzuordnen. Wie kleinschrittig und detailliert du das machst, ist dir überlassen. Wichtig ist nur, dass du Limits festlegst. So wird bestimmt, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Das hilft, Überlastungen deiner Mitarbeiter zu vermeiden.

5. Tools und Technologien

Ein Schritt, der die Implementierung von modernen Projektmanagement-Methoden erleichtern kann, ist das Einsetzen von digitalen Tools. Gleichzeitig kann das die Effizienz deines Unternehmens zusätzlich steigern.Nutze digitale Tools, zum Beispiel, um Methoden wie Kanban digital abzubilden. Aber auch, um die Übersicht über deine Projekte zu behalten.

Das kannst du zum Beispiel ganz einfach mit der clockin Projektdokumentation. Mithilfe der mobilen App können Mitarbeiter alle relevanten Informationen über ein Projekt von überall aus abrufen. Sie können auch selber Informationen in der Akte hinterlegen und dich so ständig auf dem Laufenden halten.

Du kannst es selber testen. 

Hier gehts zu clockin. 

Agile Projektmanagement-Methoden für Handwerksbetriebe - Ja oder Nein?

Die Einführung agiler und moderner Projektmanagement-Methoden in  Handwerksbetrieben erfordert auf jeden Fall eine Anpassung der Methoden an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens. Nichtsdestotrotz kannst du durch Schulungen, eine schrittweise Einführung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse keine Handwerksbetriebe ermöglichen, flexibler, effizienter und kundenorientierter zu arbeiten. 

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