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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - Alles auf einen Blick | Live-Ticker

Erstellt von Karla Terhaar | | Zeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist da. Nun müssen alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 13. September 2022 beschlossen. Doch wirft diese Entscheidung viele Fragen und Unzufriedenheit auf: Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten in Unternehmen so wichtig? Gehen so Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit kaputt? Und wie lässt sich das künftige Gesetz in der Praxis schnell und einfach umsetzen? Wir wollen einige Missverständnisse aufräumen und Licht ins Dunkle bringen.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Live-Ticker

05. Dezember 2022 - Reaktion des Bundesarbeitsministeriums

Auf Anfragen erklärt das Ministerium für Arbeit: Wir werden die Entscheidungsgründe des Beschlusses eingehend prüfen und uns anschauen, welche Konsequenzen sich daraus für den Gesetzgeber im Einzelnen ergeben. Voraussichtlich im ersten Quartal 2023 werde man einen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung machen. 

04. Dezember 2022 - Urteilsbegründung des Bundesarbeitsgerichtes

Nun ist auch die schriftliche Urteilsbegründung des Bundesarbeitsgerichtes da. Das im September mündlich gefällte Urteil wurde nun schriftlich unterstrichen: Arbeitgebenden sind dazu verpflichtet, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Wie dieses System aussehen soll (ob digital oder analog) wird vom BAG nicht vorgeschrieben. Allerdings schreiben sie dem Arbeitgebenden auch keine Übergangsfrist zu. 

Weitere Informationen zum schriftlichen Urteil findest du hier. 

13. September 2022 - BAG-Urteil 

Mit dem neuen Urteil vom Bundesarbeitsgericht im September 2022 wird nun auch in Deutschland klar: Auch hier werden Arbeitgeber schon jetzt in der Pflicht gesehen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.

Weiter Informationen zu dem BAG-Urteil findest du hier. 

14. Mai 2019 - EuGh-Urteil

Nach der Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen den dortigen Ableger der Deutschen Bank zur Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeitenden urteilte in letzter Instanz der Europäische Gerichtshof. Dieser legte fest, dass ab sofort alle europäischen Mitgliedstaaten verpflichtet sind, systematische Zeiterfassung in ihren Unternehmen einzuführen. Seither arbeitet die Regierung in Deutschland daran, diese Vorgaben in deutsches Gesetz umzugießen. 

 

Die Zeiterfassung

Ist die Arbeitszeiterfassung jetzt Pflicht?

Zum aktuellen Zeitpunkt (Dezember 2022) sind Arbeitgebende in Deutschland durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts dazu verpflichtet, alle Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. So soll sichergestellt werden, dass das Arbeitsschutzgesetz eingehalten werden. 

Wann ist das Pflicht?

Das BAG-Urteil räumt dem Arbeitgebenden keine Übergangsfrist ein. Das bedeutet, die Pflicht gilt seit September 2022. 

Wen betrifft das?

Das EuGH-Urteil sieht vor, dass jede Arbeitszeit erfasst wird, egal welcher Beruf ausgeübt wird oder wie groß das Unternehmen ist. Allerdings schiebt das Bundesarbeitsgericht Führungskräften Ausnahmen zu. Wie genau das in Zukunft gehandhabt wird, soll ein Gesetz zur Zeiterfassung festlegen.  

Warum brauchen wir die Zeiterfassungspflicht

Die Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden soll eine Möglichkeit der Transparenz schaffen und gleichzeitig die Option bieten, flexibler arbeiten zu können. Gesetzlich sichert sie den Arbeitgebenden ab, das Arbeitsschutzgesetz und damit Ruhe- und Pausenzeiten einzuhalten. Außerdem bietet die Zeiterfassung dem Arbeitgebenden eine klare Übersicht über die Arbeit der Mitarbeitenden. So können Personal und Auslastung besser geplant werden.

Aus einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey geht hervor, dass die Mehrheit der Deutschen diese Maßnahme für gut befinden. 61 Prozent der repräsentativen Befragten antworteten auf die Frage, wie sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bewerten würden, mit (eher) positiv

Wer soll das alles kontrollieren?

Für die Umsetzung in den Unternehmen und damit die Sicherstellung der Einführung sind die Gewerbeaufsichtsämter zuständig. Solche Kontrollen können unangekündigt stattfinden und können, wenn Verstöße festgestellt werden, hohe Geldstrafen mit sich ziehen. Das stärkste Kontrollorgan sind allerdings die Mitarbeitenden selbst. Schon kleine Streitigkeiten über die Erfassung von gearbeiteten Zeiten können für den Arbeitgebenden vor Gericht gefährlich werden.

Ist das Home Office durch die Pflicht zur Zeiterfassung überhaupt noch möglich?

Lösungen wie clockin bieten dir die Möglichkeit der App-Nutzung: Du kannst dich von zu Hause aus einfach auf deinem Handy ein- und aus stempeln. Beide Urteile schreiben keinen Arbeitsplatz vor. 

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Welche Zeiten müssen erfasst werden?

Erfasst werden müssten Start und Ende des Arbeitstages sowie Pausen. Dazu gehört auch der Vermerk von Nacht- oder Sonn- und Feiertagsarbeiten und das Erfassen von Überstunden und Mehrarbeit. 

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden? Reichen Stundenzettel?

Laut BAG-Urteil muss ein System zur Zeiterfassung den Start und das Ende eines Arbeitstages sowie die Pausen erfassen. Wie diese erfasst werden (ob mit Zettel und Stift oder per elektronischer Zeiterfassung) schreibt es nicht vor. Allerdings legt das EuGh-Urteil, auf das das BAG-Urteil sich stützt, fest, dass eine Änderung der Zeiten im Nachhinein nachvollziehbar sein kann. Das wäre beispielsweise nicht gegeben, wenn Zeiten mit dem Radiergummi korrigiert werden können. 

Was spricht gegen Zeiterfassung auf Zetteln?

Zettel sind leider sehr fehleranfällig. Nicht nur, dass sie schnell verloren gehen, Zeiterfassung auf Zetteln ist häufig sehr ungenau und wird gerne vergessen. Außerdem können sie leichter gefälscht werden. Das EuGH-Urteil sieht vor, dass eine nachträgliche Manipulation der eingetragenen und erfassten Zeiten nachvollziehbar bleiben muss. Liegt der Zettel einmal im Papierkorb, findet ihn keiner mehr wieder. 

Ist Excel nicht genauso gut?

Das ist eine Methode, die viele Unternehmen nutzen. Allerdings geht so sehr viel Zeit in bürokratischen Prozessen verloren. Arbeitszeiterfassung mit Excel heißt bis abends 22 Uhr im Büro sitzen, Tabellen abtippen, korrigieren und nachtragen. Statt kostbare Zeit in aufwendige Prozesse zu stecken, die eine Software automatisieren kann, kann dem Arbeitsgeschäft nachgegangen werden. Denn mit clockin bedeutet Arbeitszeiterfassung nur noch sich ein- und auszustempeln. Alles andere läuft automatisch und der große Mehrwert liegt bei den Arbeitgebenden, die am Ende des Monats einen fertigen Stundenzettel bekommen.

Brauche ich dafür wirklich eine neue Software?

Viele Zeiterfassungssysteme, die zurzeit auf dem Markt sind, haben neben der Zeiterfassung noch weitere Funktionen. So kann wieder an anderen Stellen wertvolle Zeit eingespart werden. So kannst du mit clockin beispielsweise auch digital Abwesenheiten und Urlaubsanträge organisieren, einen Überblick über die Projekte deines Betriebs behalten und Mitarbeiterdaten verwalten. Unternehmen, die in ein solches System heute noch nicht investiert haben und sich weiterhin weigern, werden in Zukunft sowieso Probleme haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was ist mit Wochenend- und Feiertagsarbeitszeiten?

Bei Wochenend- und Feiertagsarbeiten sind häufig Zuschläge vorgesehen. So bekommt der Arbeitnehmende an diesen Tagen einen Zuschlag auf seinen Stundenlohn. Sonn- und Feiertagsstunden sind laut Arbeitszeitgesetz jetzt schon zu erfassen.

Wie sieht es mit Überstunden aus?

Du bist als Arbeitgebender heute schon durch das Arbeitszeitgesetz verpflichtet, die Überstunden deiner Mitarbeitenden zu erfassen. Daran ändert sich durch die Arbeitszeiterfassungspflicht nichts. 

Wie sieht es mit Ruhezeiten aus?

Ruhezeiten werden durch ein System zur Zeiterfassung indirekt immer miterfasst. Eine direkte Erfassung der Ruhezeiten ist nicht vorgesehen. 

Was muss ich wie nachhalten/dokumentieren und wie lange?

Nachgehalten werden müssen alle gearbeiteten Stunden und die damit verbundenen Ruhe- und Pausenzeiten. Diese Daten müssen laut Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Sie dürfen allerdings auch nur so lange aufbewahrt werden, wie es tatsächlich erforderlich ist - also in den meisten Fällen auch nicht länger als das. Nur aus steuerrechtlichen Gründen kann eine Erhaltungspflicht von 10 Jahren gelten.

Was passiert mit beliebten Arbeitsmodellen?

Stirbt jetzt das flexible, eigenverantwortliche Arbeiten aus?

Arbeitszeiterfassung soll kein Rückschritt sein. Mit den Urteilen soll diese Art zu arbeiten sogar eher erleichtert werden. Mit Apps wie clockin funktioniert die Erfassung deiner Arbeitszeit, ohne dass du dich eingeschränkt fühlen musst. Eine Arbeitszeiterfassung schreibt dir nicht vor, wann du angefangen hast. Sie soll lediglich erfassen, wann du wirklich gearbeitet hast und Überstunden ohne Bezahlung vermeiden.

Wie kann Gleitzeit & Zeiterfassung ablaufen?

Bei der Gleitarbeitszeit wird in der Regel eine Kernarbeitszeit festgelegt, in der Mitarbeitende vor Ort oder remote arbeiten müssen. In der Gleitrahmenzeit bzw. Rahmenarbeitszeit, die darüber hinausgeht, gestalten sie ihre Arbeitszeit selbst. Mit einem System zur Arbeitszeiterfassung kann hier genau erfasst werden, dass Ruhezeiten eingehalten werden. Gerade mit einer digitalen Erfassung per App ist das flexible Ein- und Ausstempeln und Festhalten des Arbeitsbeginns und -endes einfach und schnell zu erfassen.

Wie kann die Vertrauensarbeitszeit als Arbeitsmodell weiter funktionieren?

Das Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit könnte wohl am stärksten unter dem Urteil leiden. Allerdings muss die Arbeitszeiterfassung keinen Einfluss darauf haben, wie und wann du arbeitest. Sie bietet lediglich für dich und deinen Arbeitnehmenden einen besseren Überblick über deinen Workload. Das freie und flexible Arbeiten bleibt dir damit also dennoch frei, denn eine Zeiterfassung mit einer App wie clockin hindern dich nicht daran, dich überall zu jeder Zeit an- und abzumelden.

Wie führe ich ein Zeiterfassungssystem ein?

Was passiert wenn meine Mitarbeitenden zu viel arbeiten? 

Arbeitnehmende dürfen täglich nicht mehr als acht Stunden und zwei Überstunden machen. Wenn diese Grenze überschritten wird, greift das Arbeitsschutzgesetz und du machst dich strafbar. Also weise deine Mitarbeitenden immer darauf hin, auf ihre Stunden zu achten und die gesetzlichen Reglungen einzuhalten. 

Was für Kosten entstehen für mich?

Das kommt darauf an, für welches System der Zeiterfassung du dich entscheidest. Eine Zeiterfassung mit Stift und Zettel oder per Excel-Tabelle kann zu großem bürokratischen Aufwand führen und langfristig hohe zusätzliche Personalkosten mit sich bringen. Alternativ gibt es Anbieter, die Zeiterfassung per Chip-Leser anbieten. Diese sind in der Anschaffung ebenfalls sehr teuer und häufig fehlerhaft. Ein System zur digitalen Zeiterfassung hingegen bietet dir geringere Anschaffungskosten. Es ermöglicht dir und deinen Mitarbeitenden eine hohe Flexibilität und viele Anbieter bieten nicht nur das simple Ein- und Ausstempeln an, sondern geben dir auch die Möglichkeit, weitere Prozesse wie das Projektmanagement und Abwesenheitsmanagement zu automatisieren. Damit sparst du langfristig in bürokratischen Prozessen sehr viel Zeit und damit Geld. Mit dem richtigen System kannst du also sogar langfristig Zeit sparen. 

Was sagen meine Mitarbeitenden dazu?

Die Stimmung deiner Mitarbeitenden kann sehr stark schwanken. Auf der einen Seite bietet ein System zur Zeiterfassung eine Absicherung und Transparenz für die Mitarbeitenden. Auf der anderen Seite haben viele Arbeitnehmenden nun Angst um ihre Freiheiten, gerade weil Arbeitszeitmodelle wie der Vertrauensarbeitszeit ins Wanken geraten. Wir empfehlen die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeiter ernst zu nehmen und sie in ihrem eigenen Tempo mit dem Zeiterfassungssystem bekannt machen zu lassen. 

Für weitere Tipps, wie du deine Mitarbeitenden von der digitalen Transformation überzeugst, lade dir gerne unser E-Paper herunter. 

Wie sieht es mit Pausenzeiten aus? Was wenn diese nicht richtig erfasst werden?

Du solltest deine Mitarbeitenden immer dazu anhalten, ihre Zeiten korrekt zu erfassen. Falls das mal vergessen wird, können Zeiten im Nachhinein korrigiert werden. Dabei schreibt der Europäische Gerichtshof allerdings vor, dass die original erfassten Zeiten erhalte und nachvollziehbar bleiben. 

Für welche Branchen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

  • Außendienst
  • Friseure
  • Einzelhandel
  • Gebäudereinigung
  • Handwerk
  • Kleinbetriebe
  • Pflege
  • Physiotherapie
  • Zahnarztpraxis

 

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