Brauchen Kleinbetriebe Zeiterfassung?
Das Thema Zeiterfassung ist groß diskutiert: Warum brauche ich eigentlich Zeiterfassung? Bin ich dazu jetzt auch verpflichtet, auch wenn mein Unternehmen nur 10 Mitarbeitende hat? Ab wann macht Zeiterfassung eigentlich Sinn? Gerade für Kleinbetriebe sind die Gegebenheiten vielleicht noch einmal anders, als für große oder mittelständische Unternehmen. Wir haben uns einmal angeschaut, inwiefern eine Zeiterfassung auch für kleinere Unternehmen sinnvoll sein kann.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Deine wichtigsten Fragen im Überblick
Zurzeit sind in Deutschland alle Arbeitnehmenden dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Die Bundesregierungen arbeitet allerdings zurzeit an einem Gesetzesentwurf, der kleinere Betriebe unter 10 Mitarbeitenden aus der Zeiterfassungspflicht ausschließen könnte.
Mit dem digitalen Erfassen von Arbeitszeiten in deinem Unternehmen kannst du viel mehr als nur Zeiten erfassen. Es bietet Transparenz, kann Arbeitsabläufe optimieren, deine Zettelwirtschaft verkleinern und vieles mehr.
Zum Hintergrund
Seit September 2022 herrscht die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland. Das bedeutet, Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, egal wie groß das Unternehmen ist. Ausgerufen wurde diese Pflicht vom Bundesarbeitsgericht.
Im April 2023 reagierte das Bundesarbeitsministerium nun auf die Pflicht mit einem ersten Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung. Der aktuelle Gesetzesentwurf besagt, dass kleine Unternehmen von bis zu 10 Mitarbeitenden aus dem Gesetz ausgeschlossen werden. Das würde bedeuten, dass Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden nicht dazu verpflichtet wären, ein System zur (elektronischen Zeiterfassung) einzuführen. Allerdings handelt es sich hier nur um einen Entwurf. Wie das Gesetz am Ende aussehen wird, kann heute noch nicht genau gesagt werden.
Mehr zum Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung findest du hier.
Ist Zeiterfassung für kleine Betriebe schon sinnvoll?
Die Antwort ist kurz: Ja. Zeiterfassung lohnt sich auch für Kleinbetriebe. Obwohl ihre digitale Form gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bringt die Zeiterfassung per App oder im Browser vielfältige Vorteile.
Die Gesetze zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben
Worauf musst du bei der Zeiterfassung in deinem Kleinbetrieb achten? Aktuell gibt es zwar keine Gesetze, die Zeiterfassung explizit für KMUs regeln. Dennoch finden zwei besonders wichtige Regelungen auch bei Kleinbetrieben Anwendung.
- Laut dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber aus 11 Branchen, die in § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, die Zeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Speditions- und Logistikbranche.
- Die Arbeitszeiten von Minijobbern müssen ebenfalls erfasst werden.
Das Urteil des EuGH vom Mai 2019 verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, in ihren Unternehmen systematische Zeiterfassung einzuführen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, wobei die Form der Zeiterfassung dem Arbeitgeber überlassen ist. Das Urteil wurde bisher noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Allerdings sorgt das bisweilen für noch mehr Unsicherheit, weil einzelne Gerichte bereits unabhängig von nationalem Recht auf Basis dieser Richtlinie urteilen.
Wirtschaftliche Vorteile von digitaler Zeiterfassung
Zeitersparnis
Besonders in Kleinbetrieben gilt: Zeit ist Geld. Da es meistens keine oder nur sehr kleine Personalabteilungen gibt, müssen sich Geschäftsführer um die Lohnabrechnung kümmern. Unnötige Zeitfresser und ineffiziente Prozesse können sich KMUs nicht leisten. Daher sollte an jeder Stelle Zeit gespart werden, wo es Sinn ergibt und sich einfach umsetzen lässt.
Bei digitaler Zeiterfassung per App, im Browser oder am Terminal wird die Arbeitszeit nach Anmeldung automatisch aufgezeichnet. Diese können Mitarbeitende bei Bedarf selbst korrigieren, sodass lästige Kommunikations- und Korrekturschleifen verkürzt oder ganz gestrichen werden. Gleichzeitig fällt das Zusammentragen von Stundenzetteln sowie die Berechnung in Excel weg. Das erledigt die Software nämlich automatisch. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft übrig.
Effizienteres Wirtschaften
Anhand der eingetragenen Arbeitsstunden erstellen digitale Zeiterfassungssysteme Abrechnungen für deine Kunden. So werden Aufträge ohne große Verzögerungen abgerechnet und es stehen schneller finanzielle Mittel zur Verfügung, was für Kleinbetriebe besonders wichtig sein kann. Bei clockin kannst du über die Schnittstelle zu lexoffice direkt Arbeitszeiten in Rechnung stellen.
Optimierung von Arbeitsabläufen
Mithilfe von Projektzeiterfassung kannst du die geplante und tatsächlich verbrauchte Arbeitszeit für einzelne Aufgaben vergleichen und auf Basis dessen Workflows effizienter gestalten. Auf diese Weise werden Knotenpunkte im Unternehmen offengelegt.
Vorteile von digitaler Zeiterfassung in der Verwaltung
Transparenz
Bei digitaler Arbeitszeiterfassung können Mitarbeitende und Arbeitgeber jederzeit einsehen, wie viele Stunden geleistet wurden und wie viele noch fehlen. So werden für beide Parteien klare Fakten geschaffen, es entstehen weniger Konflikte und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
Überblick
Wenn Mitarbeitende gleichzeitig an verschiedenen Orten und bei verschiedenen Projekten aktiv sind, fehlt schnell der Gesamtüberblick. Mit systematischer Zeiterfassung kannst du vom Schreibtisch aus viele Projekte gleichzeitig koordinieren.
Aufbewahrung
Aufzeichnungen über Arbeitszeiten müssen für Kontrollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch bei wenigen Mitarbeitenden in Kleinbetrieben kommen so schnell viele Stundenzettel zusammen, die Aktenordner füllen und Platz einnehmen. Mit digitaler Zeiterfassung wird diese Zettelwirtschaft beseitigt, denn die Arbeitszeiten werden digital und zuverlässig in der Cloud gespeichert.
Flexibilität
Mit digitaler Zeiterfassung lassen sich alle Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeit abbilden. Durch verschiedene Formate (Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet) passt sie sich auch unterschiedlichen Arbeitsorten und damit genau den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens an.
Das richtige Tool für deinen Kleinbetrieb
Wie du siehst, kann ein Tool zur digitalen Zeiterfassung viel mehr, als es auf den ersten Blick vielleicht scheint. Also, selbst wenn ein Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung kleinere Unternehmen ausschließen sollte, empfehlen wir dennoch, sich mit dem Thema und den weiteren Vorteilen zu beschäftigen.
Wir von clockin kennen die Herausforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen, denn wir haben unsere Lösung in Zusammenarbeit mit ihnen entwickelt. So kannst du dir sicher sein, dass die Software auch wirklich zu deinem Unternehmen passt.
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