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Ist die Vertrauensarbeitszeit tot? Wie das Gesetz zur Zeiterfassung das Arbeitszeitmodell beeinflussen wird

Erstellt von Anastasia Glawatzki  |        Zeiterfassung  

Seit dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung fürchten sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer davor, dass die Vertrauensarbeitszeit aussterben wird. Freiheit wird der Kontrolle gegenübergestellt, Vertrauen der Überwachung. Aber sind Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung wirklich Gegenteile? Was verändert sich durch das Urteil und was bleibt gleich?

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Die Vertrauensarbeitszeit ist eins der beliebtesten Arbeitsmodelle. Ihre Schlüsseleigenschaft: Mitarbeitende teilen sich ihre Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist nur, dass sie die vorgesehenen Aufgaben erledigen – wann sie mit der Arbeit anfangen und wann sie diese beenden, ist ihnen überlassen. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass sie ihre täglichen Arbeits- und Pausenzeiten einhalten, die im Vertrag und in den Tarifrichtlinien festgelegt werden. Die genauen täglichen Arbeitszeiten müssen auch nicht mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden.

Die eigenverantwortliche Arbeitsgestaltung bei der Vertrauensarbeit zieht sich häufig durch alle Bereiche des Arbeitsalltags. So sind in der Regel keine Anwesenheitspflichten vorgegeben. Andersherum können sich die Mitarbeitenden auf der Arbeit aufhalten, ohne zu arbeiten. Häufig können die Beschäftigten ihren Arbeitsort selbst bestimmen und erhalten eine Möglichkeit zum Vertrauensurlaub.

Wie wird die Arbeitszeit bei Vertrauensarbeit organisiert?

Meistens gibt es bei der Vertrauensarbeitszeit keine Kernarbeitszeit. Allerdings können Arbeitgeber einen Zeitkorridor angeben, innerhalb dessen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit frei gestalten können (z. B. jeden Tag von 6 Uhr bis 22 Uhr).

Wichtig bei der Vertrauensarbeit ist, dass monatlich oder wöchentlich definierte Arbeitsstunden eingehalten werden. Grundlage dafür bilden der Arbeitsvertrag und die gesetzlichen Bestimmungen. Letztere verlangen Folgendes:

  • Täglich darf bis zu 10 Stunden, wöchentlich bis zu 48 Stunden gearbeitet werden.
  • Nach 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten einzulegen.
  • Nach 9 Stunden steht Mitarbeitenden eine Pause von 45 Minuten zu.
  • Zwischen den Arbeitstagen sollte eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.

Im Vergleich zu anderen Modellen werden bei Vertrauensarbeitszeit die Überstunden nicht ausbezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen. Vielmehr pendelt sich die Arbeitszeit durch kürzere Tage wieder auf ein normales Niveau ein. 

Der Betriebsrat kann den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit mitbestimmen. Auch bei den Pausen und der Verteilung von Arbeitszeit kann er mitentscheiden. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat darüber informieren, wenn die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit überschritten wird. Der Betriebsrat kann diese aber auch verbieten.

Für wen ist Vertrauensarbeitszeit geeignet?

Die Vertrauensarbeitszeit ist für alle Berufe und Branchen geeignet, in denen das Arbeitsergebnis eine höhere Rolle spielt als die Anwesenheit. Mitarbeitende, die von sich aus eine hohe Eigeninitiative mitbringen, strukturiert an die Aufgaben herangehen und selbstständig arbeiten, können die Freiheiten der Vertrauensarbeitszeit am besten nutzen. In diesen Berufen wird das Arbeitsmodell gern eingesetzt:

  • Dienstleistungssektor
    • Softwareentwicklung
    • Telekommunikation
    • Redaktionsarbeit
    • kreative Berufe
  • Bei Beschäftigungen ohne festen Kundenkontakt
    • Außendienst
    • Verwaltung

Berufe, in denen die Arbeit zu bestimmten Uhrzeiten erfüllt werden soll, können meistens keine Vertrauensarbeitszeit anbieten. Dazu zählen:

  • Produktion
  • Ladengeschäfte
  • Präsenzjobs (z. B. Krankenhäuser)

Voraussetzung für die Vertrauensarbeit sind ein hohes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden und klare Zielvorgaben, an die sich Mitarbeitende in ihrer Arbeitszeit halten sollen.

Welche Vorteile hat die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?

Höhere Arbeitgeberattraktivität

Mit der Vertrauensarbeitszeit schenken Arbeitgeber Mitarbeitenden mehr Flexibilität, die den Arbeitsalltag entzerrt und eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht. So erhalten auch Angestellte mit Kindern oder Pflegeverpflichtungen die optimalen Voraussetzungen für eine produktive Arbeit. Aber auch bei der jungen Arbeitnehmergeneration sind flexible Arbeitszeiten beliebt. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen Bewerber die Wahl zwischen mehreren Unternehmen haben, können flexible Arbeitszeiten der entscheidende Punkt für oder gegen einen Arbeitgeber sein.

Höhere Mitarbeiterproduktivität

Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst gestalten können, sind sie zufriedener und produktiver. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du die Produktivität deiner Mitarbeitenden weiter steigern kannst: So steigerst du die Produktivität deiner Mitarbeitenden: 12 Tipps für Arbeitgeber.

Auffangen von Auftragsschwankungen

Durch Vertrauensarbeitszeit passt sich die Arbeitszeit optimal der Auftragslage an. Leerlauf wird durch Freizeit verhindert und bei mehr Aufträgen können Mitarbeitende längere Arbeitsblöcke einlegen.

Welche Nachteile hat die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?

Keine Anerkennung von Mehrarbeit

Klassisch werden bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeiten nicht festgehalten. So kann es passieren, dass Mitarbeitende länger arbeiten, um Deadlines einzuhalten, und dabei ihre Pausen- und Ruhezeiten vernachlässigen. Das kann gesundheitliche Folgen haben und sich negativ auf die Produktivität auswirken.

Gefahr der Vertrauensausnutzung

Auch das Gegenteil ist denkbar: Etwa, wenn Mitarbeitende das Vertrauen ausnutzen und weniger Stunden leisten, als im Arbeitsvertrag vereinbart. In der Folge werden Aufgaben unpünktlich oder nicht sorgfältig erledigt. 

Wie erfolgt die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?

Laut dem Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, die die werktägliche Arbeitszeit überschreiten. Konkret bedeutet das:

Arbeitszeiten, die …

  • … montags bis samstags über acht Stunden hinausgehen oder
  • … an Sonn- und Feiertagen stattfinden 

müssen dokumentiert werden.

Allerdings liegt dem Arbeitszeitgesetz eine Sechs- und keine Fünf-Tage-Woche zugrunde. Folglich beträgt die wöchentliche Arbeitszeit 48 und keine 40 Stunden. Bei der Verteilung von diesen Stunden auf fünf Tage kommt eine tägliche Arbeitszeit von 9,6 Stunden zustande. Daher legen manche Arbeitgeber das Gesetz so aus, dass die Zeiterfassung erst ab 9,6 und nicht bereits bei über acht Stunden beginnen soll. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir dir dennoch, Arbeitszeit bereits ab 8 Stunden aufzuzeichnen.

Die Dokumentationspflicht liegt beim Arbeitgeber – dieser kann sie aber auch an die Mitarbeitenden selbst übertragen. In dem Fall muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden.

Das EuGH-Urteil: Das Aus für die Vertrauensarbeitszeit?

Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein Urteil zur Zeiterfassung gefällt, demzufolge die Mitgliedsstaaten Arbeitszeiterfassung in ihren Unternehmen einführen sollen. So sollen Höchstarbeitszeiten beschränkt und Ruhezeiten eingehalten werden. Das Ziel: Die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen. Bisher wurde das Urteil noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Dennoch urteilen schon jetzt deutsche Gerichte nach dieser Vorgabe – etwa das Emdener Landgericht, das einer Arbeitnehmerin 20.000 Euro für Überstunden zusprach. Diese wurden im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit geleistet. Konkret heißt es im Urteil:

Die Vereinbarung sogenannter „Vertrauensarbeitszeit“ schließt die arbeitgeberseitige „Veranlassung“ in Form einer „Duldung“ von Überstunden nicht aus. Auch schließt sie nicht die Abgeltung von Überstunden aus.

Dass Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit meistens nicht vom Arbeitgeber veranlasst werden und ihm häufig sogar unbekannt sind, rechtfertigt also nicht die fehlende Zeiterfassung. Doch das EuGH-Urteil wird das Arbeitszeitmodell noch weiter beeinflussen. Während schon vorher Überstunden bei der Vertrauensarbeitszeit aufgezeichnet werden sollten, müssen Arbeitgeber jetztauch normale Arbeitsstunden dokumentieren. Das EuGH-Urteil erweitert also die Aufzeichnungspflichten für Unternehmen. Jedoch bedeutet das keinesfalls das Ende für die Vertrauensarbeitszeit. Sie ist weiterhin möglich – nur eben mit Zeiterfassung.

Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit – (k)ein Widerspruch?

Nach dem EuGH-Urteil sorgen sich viele Arbeitgeber darum, die Vorteile von Vertrauensarbeitszeit zu verlieren. Manche sprechen regelrecht vom Tod der Vertrauensarbeitszeit und der Rückkehr der Stechuhr. Allerdings sind solche drastischen Auswirkungen nicht zu erwarten. Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich sogar. Denn der Kern von Vertrauensarbeitszeit – die freie Bestimmung von Arbeitszeiten – bleibt durch die Arbeitszeiterfassung unberührt. Hinzu kommen weitere Vorteile:

Transparenz

Arbeitgeber und Mitarbeitende haben jederzeit einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. So werden Überstunden direkt sichtbar und können ausgeglichen werden – damit es nicht zu einer Situation wie beim Emdener Urteil kommt.

Genauigkeit

Mit digitaler Projektzeiterfassung können Arbeitgeber direkt einsehen, wie viele Stunden für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurden. So können minutengenaue Abrechnungen für die Kunden erstellt werden.

Prozessoptimierung

Wenn Arbeitgeber genau nachvollziehen können, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen, können sie realistische Aufwandsschätzungen erstellen. Langsame oder unnötige Prozesse fallen auf und können optimiert werden.

Konstante Arbeitszeit

Zeiterfassungssysteme berechnen diegesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Arbeitszeiten und zeigen ausgehend davon die verbleibenden Plus- und Minusstunden auf. So pendelt sich die Arbeitszeit regulär ein – konstante Über- oder Unterschreitung von Arbeitsstunden wird verhindert. Das schützt nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine höhere Fairness, da alle Beschäftigten gleich viel arbeiten.

Vertrauensstärkung

Zeiterfassung für Mitarbeiter soll das Vertrauen stärken – für viele klingt das auf den ersten Blick wie ein Widerspruch. Schließlich wird Zeiterfassung mit Überwachung assoziiert. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall. Auch Mitarbeitende sehen den Vorteil der Transparenz, der mit Zeiterfassung einhergeht.

Voraussetzung dafür ist, dass Arbeitgeber die Einführung des Systems einfühlsam begleiten und deutlich kommunizieren, wie die Angestellten davon profitieren können. Zeiterfassung überwacht nicht, sondern legt Fakten offen. Auf diese Weise kann sie das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden fördern.

Welche Zeiterfassungssysteme eignen sich für Unternehmen mit Vertrauensarbeit?

Die erfassten Arbeitszeiten sollen objektiv, verlässlich und zugänglich sein – so die Forderungen aus dem EuGH-Urteil. Stundenzettel und Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderungen nicht oder nur zum Teil. Daher empfehlen wir dir, lieber auf digitale Zeiterfassung per App, am Tablet oder im Browser zurückzugreifen. So bist du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern kannst auch Arbeitszeiten im Homeoffice oder bei Remote Work leichter erfassen, die bei Vertrauensarbeitszeit üblich sind.

Mehr über die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice erfahren

Das sollten Arbeitgeber mit Vertrauensarbeitszeit jetzt tun

Das EuGH-Urteil wurde noch nicht in deutsches Recht übersetzt. Experten prognostizieren eine zweistufige Regelung: Das deutsche Gesetz würde eine allgemeine Aufzeichnungspflicht vorgeben, die von Tarif- und Betriebsparteien präzisiert würde. Da jedoch immer mehr Unternehmen nicht an Tarife gebunden sind und keinen Betriebsrat besitzen, ist es wahrscheinlich, dass das Gesetz eine konkrete Auffangregelung für Aufzeichnungspflichten trifft.

Neben genauen Vorgaben ist für Arbeitgeber auch interessant, wie sich das EuGH-Urteil auf die Zeiterfassung von Führungskräften auswirkt. Diese arbeiten aktuell besonders häufig in Vertrauensarbeitsverhältnissen. So könnten auch Führungskräfte in Zukunft verpflichtet sein, ihre Arbeitszeit zu erfassen.

Obwohl das endgültige Gesetz noch nicht feststeht, lohnt es sich, sich frühzeitig um das Thema Zeiterfassung Gedanken zu machen. Denn so kannst du Wartezeiten vermeiden, die durch den Ansturm auf die Anbieter entstehen werden. Nutze die Zeit bis zum endgültigen Gesetz, um dich mit den Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens an das System auseinanderzusetzen.

Wir von clockin unterstützen dich gern dabei. Mit unserer Checkliste kannst du herausfinden, ob dein Unternehmen bereit für digitale Zeiterfassung ist.

Jetzt Checkliste herunterladen

Fazit: Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit unterstützen sich gegenseitig

Das EuGH-Urteil und die damit verbundene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hebeln – entgegen vieler Befürchtungen – Vertrauensarbeitszeit nicht aus. Schließlich können Mitarbeitende weiterhin ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Die Änderung besteht darin, dass diese bald aufgezeichnet werden müssen.

Schon jetzt müssen Arbeitgeber Stunden außerhalb der regulären Arbeitszeit dokumentieren. Das zukünftige Gesetz schafft also keine gänzlich neuen Aufzeichnungspflichten, sondern erweitert Bestehende.

Mitarbeitende in Vertrauensarbeitszeit schätzen die Freiheit und Eigenständigkeit, die sie dadurch erhalten. Die Angst davor, sie durch das kommende Zeiterfassungsgesetz zu verlieren, ist also durchaus verständlich. Mit Empathie und Feingefühl können Arbeitgeber diese Ängste jedoch lösen.

So kannst du dein Team schon in der Testphase einer Zeiterfassungssoftware einbeziehen und es um Feedback bitten. Indem du die Vorteile der Zeiterfassung für deine Mitarbeitenden hervorhebst, stellst du sicher, dass deine Angestellten sie nicht als Überwachung sehen, sondern den Vorteil der Transparenz erkennen.

 

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.


Über die Autorin

Anastasia Glawatzki ist bei clockin Expertin für die Themen Digitalisierung und Mittelstand. Sie ist begeistert von den Möglichkeiten der Digitalisierung und hilft kleinen und mittelständischen Firmen bei der Bewältigung der klassischen Herausforderungen. Auf unserem Blog schreibt sie über digitale Transformation, smarte Lösungen und die Zukunft der Arbeitswelt.

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