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Digitale Dokumentation

Fotos, Notizen & Formulare per App.

Aufträge dokumentieren

100% digital per App

  • Projekte dokumentieren per App
  • Mobile Foto- und Diktierfunktion
  • Digitale Projektunterlagen in der App (Fotos, Pläne etc.)
  • Live Zugriff auf Dokumentationen der Mitarbeiter aus dem Büro
  • Digitale Projektakte mit Export
  • Digitale Kundenunterschrift
  • Checklisten & Prozesse vorgeben
  • Digitale Kundenakte
  • Automatische, sichere Archivierung

Jetzt kostenlos testen

Digital mit Ihrem Büro Center verbunden

Minutengenaue Live Übertragung


Mit clockin sind die Smartphones Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit mit Ihrem Büro verbunden. Alle in der App erfassten Daten sind jederzeit vom Schreibtisch aus live einsehbar. So hat der Chef immer alles im Blick. Das Büro-Center von clockin ist mit allen gängigen Browsern wie Firefox, Google Chrome oder Safari erreichbar.

  • Live Überblick über alle Projekte (inkl. laufender Projektkosten)
  • Nachkalkulierung möglich
  • Automatische Prozesse

Jetzt kostenlos testen

Digitale Dokumentation

Ersetze alle Papierformulare

Mit wenigen Klicks dokumentieren Ihre Mitarbeiter per Foto und Diktierfunktion ihre Arbeitsergebnisse und haken Schritt für Schritt die Arbeitsaufträge in den Checklisten ab. Die Unterschrift der Kundenbestätigung wird ebenfalls digital eingeholt und steht sofort als PDF-Datei im Büro zur Verfügung.

  • Foto- oder Diktierfunktion
  • Checklisten für Ihre Mitarbeiter
  • Digitale Kundenunterschriften 

Mehr Überblick mit der digitalen Projektakte

Alle Projektdaten an einem Ort

Die digitale Projektakte wird automatisch erstellt, wenn Mitarbeiter in einem Projekt arbeiten. Alles was dort gebucht oder dokumentiert wird, findest du dann in der digitalen Projektakte wieder. Das Beste: Du kannst es einfach als PDF exportieren und deinen Kunden aushändigen. Das nervige Zusammentragen von Infos für ein Projekt ist damit Geschichte. Jetzt hast du alles an einem Ort.

  • Alle Projektnotizen
  • Checklisten z.B. Tagesberichte, Übergaben etc.
  • Kommunikation-Felder
  • Anhänge
  • Export-Funktion für Kunden (inkl. eigenem Logo)

Alle Funktionen

der digitalen Dokumentation

Arbeitsschritte vorgeben

Mit clockin kannst du für dein Team Checklisten definieren, die in der App einfach nur noch abgearbeitet werden müssen. Dadurch kannst du deine Arbeitsprozesse standardisieren und die Qualität deiner Arbeit absichern. Viele unserer Kunden nutzen Checklisten z.B. um Wartungen nach festen Verfahren zu dokumentieren oder digitale Kundenunterschriften einzuholen. Die clockin Checklisten erledigen alles das digital und automatisch, was du bisher noch mit Papier erledigen und mühsam zusammen tragen musstest.

Dokumente hinterlegen, Arbeitsergebnisse festhalten

Hinterlege zu deinen Aufträgen Baupläne, Angebote oder Architektenzeichnungen, die für deine Mitarbeiter vor Ort wichtig sind.
Baufortschritte oder Arbeitsergebnisse können einfach und bequem durch Vorher-Nachher-Fotos dokumentiert werden. Diese werden automatisch dem jeweiligen Kunden und Auftrag zugeordnet. Manuelle, zeitraubende Zuordnungen und die Übertragung von Digitalkameras sind nicht mehr notwendig.

Unterschriften einfach in der App einholen

Mit der digitalen Kundenbestätigung von clockin kann dein Team vor Ort Anmerkungen, verarbeitetes Material, sowie getätigte Arbeitsschritte und Zeiten bequem in der App erfassen und im Anschluss direkt vom Kunden auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben lassen. Dieser erhält auf Wunsch eine Kopie per E-Mail und gleichzeitig wird die Kundenbestätigung digital im Büro archiviert.

Wenn es mal schnell gehen muss - Texte einfach einsprechen

Deine Mitarbeiter können direkt vor Ort Arbeitsergebnisse per Spracheingabe dokumentieren. Die Spracherkennung wandelt die Spracheingabe zuverlässig in geschriebenen Text um. So sparen sich deine Mitarbeiter langwierige Schreibarbeiten und können sogar während der Autofahrt die Projekt-Dokumentation vornehmen.

Automatisch und sicher archiviert

clockin erstellt völlig automatisch für jeden Kunden und Mitarbeiter eine digitale Akte und ordnet die Aufträge und Projekte zu. Sämtliche erfasste Zeiten, Daten, Unterschriften und Bilder werden dauerhaft sicher archiviert und können jederzeit ausgewertet oder ausgedruckt werden. Deinen Aktenschrank brauchst du mit clockin nicht mehr. Stell doch lieber einen Kicker in dein Büro. 

clockin's digitaler Notizblock erleichtert deine Projektdokumentation. Deine Mitarbeiter können Fotos machen und darin Skizzen oder einfach Hinweise einzeichnen. Einfach App öffnen und Notizen machen. Digitalisierung wie sie sein sollte. Pragmatisch & schnörkellos. So hat man immer alle Notizen dabei und kann sie jederzeit im jeweiligen Projekt abrufen und weiter bearbeiten.

Du kannst jedem Mitarbeiter individuelle Zugriffsrechte auf das Büro-Center und die App geben und dein Unternehmen auf diese Weise in Abteilungen gliedern, die sich selbst verwalten können.

Diese Funktion ermöglicht ebenfalls die einfache Integration von Subunternehmern, die sich auf diesem Weg selbst in clockin verwalten können, ohne die restlichen Informationen deiner eigenen Mitarbeiter zu sehen. Du behältst dabei natürlich den vollen Überblick!

Andere Unternehmen sind an verschiedenen Standorten angesiedelt oder verfügen über mehrere Filialen, die getrennt voneinander organisiert werden. Auch hier kann mit wenigen Klicks eine Filialen-Struktur geschaffen werden. Auf diese Weise hat die Buchhaltung des Konzerns den Vollzugriff auf die Daten aller Filialen, die Selbstorganisation bleibt jedoch individuell bei jeder Filiale.

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Alle Projektdaten an einem Ort

Die digitale Projektakte wird automatisch in clockin aus allen Projektdaten zusammengestellt. Sie revolutioniert euer innerbetriebliches Projektmanagement. Zu jedem Projekt findest du in der digitalen Projektakte alle Infos, Bestätigungen, Arbeitszeiten, Notizen, Bilder chronologisch in einer Zeitleiste geordnet.

Die digitale Projektakte 

Für alle, die einfach keine Lust mehr auf Zettel haben

Mehr Übersicht dank intelligenter Zeitleiste

Mit der intelligenten Zeitleiste ordnet clockin deine einzelnen Projekte automatisch nach Datum & Zeit. Auf diesem Weg erhältst du einen schnellen Überblick und kannst individuelle Verläufe von Projekten einfacher nachvollziehen.

Notizen sammeln

Lasse deine Mitarbeiter Notizen in Form von Fotos, Skizzen oder Texten erstellen, die direkt in der digitalen Projektakte gespeichert werden. Alles an einem Ort.

Einfach Anhänge hinterlegen

Digitale Anhänge wie z.B. Verträge, Grundrisse etc. lassen sich in der digitalen Projektakte hinterlegen und sind jederzeit von überall aus abrufbar. 

Absprachen festhalten

Damit mündliche Absprachen z.B. nach Meetings oder Telefonaten nicht mehr in Vergessenheit geraten, kannst du sie mit wenigen Klicks in der digitalen Projektakte festhalten.

clockin Teams - Individuelle Zugriffsrechte

Filial-Organisation & Standort Verwaltung

Teams und Subunternehmer abgrenzen

In Kooperation mit: