5 Prozesse, die du zum Jahreswechsel digitalisieren solltest | clockin
Wir nehmen uns zum Neuen Jahr vor, mehr Sport zu treiben, gesünder zu Essen, Geld zu sparen … Und auch im Arbeitskontext haben wir immer wieder neue Vorsätze - “Dieses Jahr gehe ich das mit der Digitalisierung endlich an.” Manchmal erfüllen wir sie, manchmal bleiben sie fürs nächste Jahr liegen. Und dann vergeht wieder ein Jahr und noch ein Jahr, in dem du die Aktenordner im Büro nicht neu organisiert hast oder es immer noch diesen einen Raum im Büro gibt, der wirklich einmal aufgeräumt werden sollte - wir alle kennen das. Und vielleicht stand für das letzte Jahr schon “digitale Prozesse” auf deinem Plan für das Jahr 2023 und du hast es immer noch nicht umgesetzt? 2024 könnte dein Jahr werden! Wir geben dir in diesem Blogartikel 5 Maßnahmen an die Hand, wie du Prozesse in deinem Unternehmen digitaler gestalten kannst.
Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Es gibt zahlreiche Gründe für den Schritt der Digitalisierung. Je nachdem, was du digitalisierst, kannst Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren, die allgemein als Arbeitgeber attraktiver machen, deine Wettbewerbsfähigkeit stärken und den Kundenkontakt verbessern. Kurzum: Du kannst bares Geld sparen.
Du solltest mit dem Status quo anfangen, schau dir deine eigenen Prozesse einmal an. Was läuft gerade analog, wo kann ich am besten automatisieren? Dann kannst du dir überlegen, was genau du ändern möchtest. Du findest in diesem Artikel einige Maßnahmen, wie diese Veränderungen aussehen können. Behalte dabei gewisse Herausforderungen im Hinterkopf und gehe Schritt für Schritt.
Dein Vorsatz ist Digitalisierung?
Jedes Jahr aufs neue nimmst du dir vor digitaler zu werden, deine Arbeitsprozesse zu optimieren und einfach ein paar Strukturen im Unternehmen zu ändern und doch landest du jedes Jahr aufs neue bei der Frage - Wie? Wo fange ich an? Veränderung ist kein leichtes Unterfangen. Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist, kann das Verändern von gewissen Prozessen eine ganze Weile dauern.
Aber auch kleinere Betriebe stehen hier vor Herausforderungen. Alt eingesessene Prozesse, große Altersunterschiede im Personal, viele verschiedene Charaktere und einfach zu wenige Zeit.
Dieser Artikel soll dir helfen, dir Stück für Stück einen Überblick zu schaffen, was du tun kannst, wie du es am besten umsetzt und wo du vielleicht aufpassen solltest.
Status quo
Beginnen wir mit dem Status quo - Wie funktioniert dein Unternehmen gerade? Konzentriere dich einmal darauf, welche Prozesse in deinem Unternehmen gerade funktionieren und welche ausbaufähig sind. Und stell dir vielleicht auch die Frage: Gibt es überhaupt einen Prozess oder machst du Dinge einfach irgendwie?
Analoge Prozesse sind uns manchmal so sehr in Schweiß und Blut übergegangen, dass wir gar nicht realisieren, dass sie ineffizient sind und einem gerade Geld kosten. Beim Status quo kannst du also gut auch dein Team mit einbeziehen und schauen, wo ihr gerade steht und wo ihr gerne hinwollt. Was sind aktuell eigentlich immer wieder Arbeitspakete, die nerven?
Danach könnt ihr euch Gedanken darum machen, wie die Digitalisierung eurer Prozesse aussehen soll.
Warum Digitalisierung?
Digitalisiere dein Unternehmen, sonst wirst du es in Zukunft schwer haben - diesen Satz haben wir sicherlich alle schon mehrfach gehört. Aber warum sollte “Digitalisierung” auf meiner Liste an Vorsätzen des kommenden Jahres stehen? Warum macht es mich wettbewerbsfähiger? Warum macht es mich attraktiver?
- Ein großer Aspekt der Digitalisierung ist das Automatisieren von Arbeitsprozessen. So kannst du dir viel Zeit sparen und Software für dich arbeiten lassen - und wie wir wissen, bedeutet Zeit auch immer Geld.
- Die Digitalisierung bringt aber auch eine ganz andere Arbeitsstruktur mit sich - Daten können einfacher abgerufen werden, die Kommunikation geht schneller und unproblematischer, es ermöglicht Arbeiten von überall.
- Wir leben in einer digitalisierten Welt - Handys sind zu einer Verlängerung des Armes geworden, wir können kaum ohne sie denken. So geht es vor allem den jüngeren Generationen, den Menschen, die du vielleicht jetzt gerade in deinem Unternehmen einstellst oder bald einstellen wirst. Digitale Tools sind das, womit sie aufgewachsen sind, ein Umfeld, das auf analogen Prozessen aufbaut, ist ihnen häufig fremd.
- All diese Vorteile führen dazu, dass du effektiver und effizienter arbeiten kannst. Dein Unternehmen hält sich mit optimierten Prozessen und motiviertem, kompetentem Personal auf dem Wettbewerbsmarkt deutlich besser.
Das sind nur einige Aspekte, die die Digitalisierung mit sich bringen kann. Alles in allem wird sich aber jeder Aufwand lohnen, den du in diese Veränderung hineinsteckst.
Strategien und Maßnahmen
Also was genau kannst du verändern? Oder was solltest du verändern? Natürlich sind all diese Maßnahmen abhängig von deinem Status quo. Vielleicht nutzt du in deinem Unternehmen schon digitale Tools oder hast gewisse Prozesse bereits digitalisiert. Dann hilft dir diese Liste vielleicht, um einen Schritt weiterzugehen, andere Prozesse zu hinterfragen und noch effizienter in deinen Arbeitsprozessen zu werden.
1. Digitale Infrastruktur verbessern
Grundsätzlich sollte die erste Maßnahme sein, dir die Infrastrukturen innerhalb deines Unternehmens anzuschauen. Du könntest auf Cloud-basierte Tools umstellen, um eine bessere Übersicht in deinen Daten zu erhalten.
Gerade kleine Schritte wie eine eigene und vor allem einheitliche Kommunikationsplattform für den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens. Eine Plattform/App/Webseite für die Kommunikation innerhalb deines Teams können den Austausch schneller und organisierter machen.
Den Austausch innerhalb eines Projektes fördern - mit der digitalen Projektakte. clockin ermöglicht dir Projekte per App zu verwalten. Du bleibst im Büro damit immer auf dem Laufenden und Informationen gehen nicht verloren.
Aber auch bürokratische Prozesse wie die Arbeitszeiterfassung gehören hier zu. Die digitale Zeiterfassung gibt dir die Möglichkeit mobiler zu sein, Daten genauer zu erfassen und vor allem transparenter und rechtssicher zu sein.
2. Schulungen und Weiterbildung
Das Weiterbilden deines Personals ist ein großer Schritt in dem Weg zu digitalen Unternehmensstrukturen. An vielen Stellen werden Schulungen angeboten - egal ob allgemein zum Umgang mit digitalen Geräten oder von einzelnen Unternehmen zur Nutzung der eigenen Tools.
3. Einführung neuer Technologien
Bei dem Begriff “neue Technologien” denken wir direkt an künstliche Intelligenzen und Roboter oder ähnliches. Das sind nützliche Tools und können vielseitiger eingesetzt werden, als man im ersten Moment vielleicht denkt. Chatbots wie ChatGPT können eine große Hilfe bei gewissen Fragen, Unsicherheiten oder Entscheidungen sein. Bedenke bei der Nutzung von ChatGPT aber immer, dass dieses nicht rechtskonform ist und am Ende lediglich gesammelte Daten verknüpft, diese müssen nicht immer korrekt sein. Prüfe also bestenfalls alles noch einmal gegen.
Künstliche Intelligenzen sind allerdings eine Maßnahme für fortgeschrittene Digitalisierung. Den Begriff “neu” kannst du in deinem Unternehmen interpretieren, wie er passt. Vielleicht ist das Einführen eines Tablets zur Projektdokumentation ein erster Schritt. Oder die Anwendung von Analyse-Tools, die dir helfen können, effektiver zu sein. Wenn du anfängst Daten über deine eigenen Abläufe und Aufträge zu erfassen, verstehst, mit welchen Aufträgen du eigentlich Geld verdienst und wo potenzielle Umsätze liegen bleiben.
In der heutigen Zeit kommen fast täglich neue Technologien auf den Markt, die unser Leben vereinfachen wollen. Einige tun es, andere eher nicht. Wir empfehlen dir dich innerhalb deiner Branche ein wenig umzuhören und bestenfalls ein wenig zu recherchieren, welche Tools, Programme und Möglichkeiten der Digitalisierung es eigentlich für dich gibt. Als Faustregel gilt immer: Decke ein Problem auf, was dich gerade stört und suche erst dann ein passendes Tool, von dem du glaubst, dass es dein Problem lösen kann.
4. Kundeninteraktion digitalisieren
Externe Prozesse sind genauso wichtig wie die internen. Du kannst dein Büro so digital wie möglich gestalten, aber nichts davon kommt bei deinen Kunden an. Hier wird noch per Brief und Telefon kommuniziert - was nichts Schlechtes ist, nur in manchen Bereichen einfach überholt.
Das fängt schon bei deiner Präsenz an. Wo finde ich Informationen über deinen Betrieb? Gibt es eine eigene Webseite, wenn ja, wie sieht diese aus? Ist sie hilfreich für den Nutzer? Schaue kritisch darauf, wie du dich im Internet präsentierst. Denn leider ist es so: Wenn ich dich online nicht finde, existierst du nicht.
Aber auch der direkte Kundenkontakt kann digital laufen. Mit einigen Tools kannst du deinen Kunden zum Beispiel erlauben, selber mitzuverfolgen, wie ihre Projekte laufen. Damit ersparst du dir sicherlich einige aufwändige Kundentermine. Außerdem kommst du durch diese Maßnahmen nicht nur moderner, sondern auch seriöser rüber.
clockin ermöglicht dir, deinen Kunden über den Link zur Projektakte einen Einblick in den Projektstatus zu haben.
5. Digitale Workflows optimieren
Wir haben schon darüber gesprochen, wie die Digitalisierung deiner Infrastruktur Einfluss auf deine Unternehmensprozesse haben kann. Aber gerade die konkreten Arbeitsprozesse an sich können einen großen Unterschied machen.
Werfen wir einmal einen Blick auf bürokratische Prozesse wie Urlaubsanträge, Stundenzettel und ähnliches. Diese Aufgaben sind häufig zeitaufwändig und lästig. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die sehr einfach digitalisiert werden können.
Zum Beispiel können Urlaubsanträge digital über Apps verwaltet werden. Die Daten landen direkt auf deinem Schreibtisch und für dich sind es nur noch wenige Klicks.
Genauso funktioniert es mit digitaler Zeiterfassung. Die Erfassung über Apps resultiert am Ende des Monates in automatischen Stundenzetteln. Kein händisches Eintragen mehr.
Erfahre, wie du deine Prozesse mit clockin automatisieren kannst.
Automatisierung von Prozessen, um die Effizienz zu steigern und manuelle Aufgaben zu reduzieren.
Fazit und Handlungsempfehlungen
Was also jetzt tun? Nun, starte mit dem Status quo,deinen bestehenden Prozessen und gehe von dort aus. Die digitale Transformation ist ein Prozess. Fange klein an und arbeite dich Schritt für Schritt hoch. Und wer weiß, vielleicht beschäftigst du dich nächstes Jahr um diese Zeit schon mit Themen wie Blockchains und wie du VR-Brillen für deine Projekte nutzen kannst.
Weil aller Anfang etwas schwer ist, wollen wir dir hier aber noch eine kleine Hilfestellung mit an die Hand geben: Manchmal findet man Lösungen, die mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Eine solche Lösung ist clockin. Aufgebaut als System zur digitalen Zeiterfassung, löst clockin aber nicht nur ein Problem für dich. Mit der App kannst du neben der Arbeitszeiterfassung auch Urlaubsanträge verwalten, weitere wichtige Daten, wie Fahrzeiten und Projektzeiten, erfassen und dein Projektmanagement mit der digitalen Projektakte auf ein neues Level heben.
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