Digitale Zeiterfassung für mehr Übersicht & Transparenz

AXA Völkening und Behrendt OGH ist eine Versicherungsagentur in Neustadt am Rübenberge. Thomas Völkening gründete das Unternehmen schon vor 34 Jahren. Seit einigen Jahren unterstützt ihn Nico Behrendt. Mit neun Mitarbeitenden haben sie sich vor allem auf Firmenkunden und das Industrie-Geschäft spezialisiert, mit einer hauseigenen Schaden-Abteilung. Damit sind sie auf dem gesamten Bundesgebiet unterwegs und betreuen eine Vielzahl von entsprechenden Unternehmen. 

“Unsere Branche ist gerade in einem stetigen digitalen Wandel und die Herausforderung ist, dass wir uns an neue digitale Prozesse und Veränderungen bestmöglich anpassen”, erzählt Nico Behrendt. Nicht nur immer wieder neue Gegebenheiten der Branche von außen erfordern moderne und digitalere Arbeitsprozesse. Lösungen für das Team und die internen Prozesse und Organisation sind dabei nicht zu vergessen.

Aus diesem Grund entscheiden sich die beiden Inhaber schon vor über zwei Jahren dazu, mit clockin eine digitale Zeiterfassung einzuführen.

“In der Vergangenheit gab es bei uns mit dem Thema Zeiterfassung zwei große Probleme”, erklärt Behrendt. “Zum einen war sie nicht effizient und zum anderen nicht vollständig digital.” Zeiten wurden auf unterschiedliche Art und Weise erfasst: Mal mit Excel-Tabellen, mal rein manuell mit Strichlisten auf Papier. “Das hat natürlich zu einem riesigen Chaos geführt.” 

Aber nicht nur das, für die Mitarbeitenden, die im Außendienst oder aus dem Home-Office arbeiten, gab es keine eigene Lösung. 

Es ging viel Zeit dabei verloren, die Daten zu sammeln und zu übertragen. Hinzu kam, dass Überstunden nicht so abgespeichert wurden, wie man sich das wünschen würde. Die Folge: Keine gute Übersicht – weder für die Arbeitgeber, noch die Mitarbeitenden.

Gerade im Außendienst ist das Thema Dokumentation wichtig und zeitaufwändig. Auch hier musste aufgrund der fehlenden digitalen Lösung auf Strichlisten und Excel-Tabellen zurückgegriffen werden.

Auf der Suche nach einer Software, die genau die Lösung bietet, die sie brauchen, stößt Nico Behrendt auf clockin. In der Testphase haben sie die Software für sich eingerichtet und sind ziemlich schnell zu der Erkenntnis gekommen, dass clockin genau das ist, was sie brauchen. “Wir haben am Anfang vom Kundenservice sehr guten Input bekommen. Bei der ein oder andern Fragen zur Einrichtung der App haben wir super Support vom Kundenservice erhalten.”

“Digitalisierung bei uns bedeutet auch, dass wir unsere Mitarbeitenden mit ins Boot holen.” Die Bedenken, dass die Mitarbeitenden die neue Lösung nicht so annehmen, wie sie sich das vorstellen, verläuft glücklicherweise schnell im Sand. “Letztendlich muss ich wirklich sagen, dass das von Anfang an alles super funktioniert hat”, erzähl  Behrendt. Durch die einfache Benutzeroberfläche sind die Mitarbeitenden innerhalb von wenigen Tagen routiniert im Umgang mit der Zeiterfassungs App.

Seither stempeln sich die Mitarbeitenden direkt über das Tablet-Terminal im Büro ein. Krankmeldungen und Urlaubsanträge laufen ebenfalls über clockin. Der Antrag ist per App innerhalb weniger Klicks erstellt und Nico Behrendt erhält anschließend eine E-Mail. Über die Kalenderfunktion hat er das Abwesenheitsmanagement jederzeit im Blick. 

Für Mitarbeitende im Außendienst und im Home-Office wurde die App auf dem Handy installiert. So können sie sich von überall aus ein- und ausstempeln, was auf bürokratischer Ebene eine große Arbeitserleichterung ist.

Was früher manuell ablief und mit viel Stress und Chaos verbunden war, hat sich jetzt in rein digitale, automatische Prozesse umgewandelt. 

Aber nicht nur die bürokratische Ebene hat positive Einflüsse auf die Arbeitsprozesse, auch die Mitarbeitenden sind erleichtert. Sie können ihre geleisteten Stunden jetzt problemlos einsehen. “Durch die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeiterfassung ist es auch so, dass wir im Prinzip Fehler und Missverständnisse gleich im Vorfeld ausräumen können. Ermöglicht Transparenz, weil alle nun die Einsicht in ihre Daten haben.”

Durch clockin entfallen im Unternehmen sogar ganze Arbeitsprozesse, erzählt Nico Behrendt. “Im Vorfeld hatten wir immer mal wieder Gespräche zum Thema Arbeitszeit oder Arbeitszeiterfassung und seit dem wir clockin eingeführt haben, muss ich gestehen, haben wir total Ruhe, was das Thema angeht.”

In der Versicherungsbranche gibt es viel Agenturen, die im Außendienst arbeiten. Und auch das Thema Home-Office hält immer mehr Einzug. “Ich kann gerade in unserem Bereich vielen Kollegen nur empfehlen, clockin einzuführen”, sagt Nico Behrendt. “clockin ist die richtige Lösung, um Transparenz zu schaffen und sich grundsätzlich einfach viel Arbeit zu sparen.”

Auf die Frage, ob sie sich sorgen, um das Zeitinvestment in eine solche App, gemacht haben, nickt Nico Behrendt. “Ja, natürlich hatten wir anfangs Bedenken. Aber die Angst kann ich nehmen. Wir sind auf clockin gestoßen und haben mit einem sehr geringen Zeitaufwand alles installiert. Bei Fragen kam der Kundenservice uns zur Hilfe. Und letztendlich kann ich nun sagen, dass wir dadurch viele, viele Prozesse vereinfacht haben und mehr oder weniger keinen manuellen Wust mehr bei uns haben. Nun sind wir auch mit der Arbeitszeiterfassung wirklich im digitalen Zeitalter angekommen.”