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Diese 5 Punkte der Zeiterfassung kosten Sie bares Geld

Zeiterfassung ist ein lästiges Thema in jedem Handwerksbetrieb. Probleme mit verlorenen Stundenzetteln und falschen oder fehlenden Zeitangaben sind an der Tagesordnung. Diese 5 Punkte der herkömmlichen Zeiterfassung kosten Sie bares Geld - und das jeden Tag.

1. "Lästiges Übel" senkt Mitarbeiter Zufriedenheit

Wer kennt das nicht? Der Arbeitstag ist eigentlich bereits beendet, man ist auf dem Weg nach Hause oder liegt bereits gemütlich auf der Couch und plötzlich fällt einem ein, dass der Stundenzettel noch ausgefüllt werden muss. Also Papier und Stift raus und mehr oder weniger genau werden die Arbeitszeiten notiert. Leserlich? Nicht wirklich. Genau? Mehr oder weniger. Aber Hauptsache erledigt und der Feierabend kann endlich kommen. 

So oder so ähnlich stellt sich die Situation tagtäglich bei den meisten Handwerkern dar. Und das ist noch nahezu der Idealfall. Häufig werden die Stundenzettel am Ende der Woche ausgefüllt, Zeiten grob geschätzt oder im schlimmsten Fall noch später auf Anfrage irgendwie zusammengeschrieben. 

Es liegt auf der Hand, aber Zeiterfassung ist ein sehr lästiges Thema bei den meisten Mitarbeitern. 

2. Zeiterfassung kostet Arbeitszeit, viel Arbeitszeit

Gehen wir davon aus ein Handwerksbetrieb hat 20 Monteure im Außendienst. Diese 20 Monteure müssen täglich 5 Minuten investieren um ihre Stundenzettel auszufüllen. Dann entspricht dieses bereits einer Gesamtarbeitszeit von mehr als 1,5 Stunden am Tag (100 Minuten), die für die Zeiterfassung benötigt werden. In der Woche gehen so mehr als 8 Arbeitsstunden (500 Minuten) verloren. Hochgerechnet auf einen Monat benötigt die Zeiterfassung aller Monteure mehr als 33 Stunden. 

Und das ist noch längst nicht alles was an Arbeitszeit benötigt wird. Denn bisher stehen die Zeiten ja nur auf dem Papier. Rechnen wir also weiter: 
Die Monteuren reichen ihre Stundenzettel am Ende der Woche im Büro ein. Dort überträgt eine Mitarbeiterin die Zeiten und Information zu Auftraggebern und Projekten händisch auf den PC. Für diese Übertragung benötigt sie pro Stundenzettel inklusive möglicher Rückfragen gut 10 Minuten. So benötigt sie für die Übertragung insgesamt mehr als 3 Stunden pro Woche. Hochgerechnet auf den Monat fallen so weitere 13 Arbeitsstunden an. 

Zusammengerechnet benötigt die klassische Zeiterfassung per Stundenzettel in unserem Beispielbetrieb also 46 Stunden pro Monat. Setzten wir dem einen durchschnittlichen Handwerkerlohn inkl. Lohnnebenkosten von gut gerechneten 35,00 Euro entgegen, kostet uns die Zeiterfassung 1.610 Euro im Monat.

Rechnen wir diesen Betrag aufs Jahr hoch, stellt sich auf den ersten Blick die Frage, welcher Handwerksbetrieb es sich leisten kann 19.320 Euro im Jahr für die Zeiterfassung zu verschwenden.

3. Fehlerhafte Zeiterfassung

Die bereits weiter oben beschriebene Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen ist häufig geprägt von einem schnellen Notieren der grob geschätzten Zeiten. Aus einer Tätigkeit, die normalerweise 20 Minuten dauert wird schnell eine Stunde, Pausenzeiten werden selbstverständlich kürzer eingeschätzt als sie tatsächlich sind und das Kaffeeholen zwischendurch ist natürlich ebenfalls eine normale Arbeitstätigkeit, die den Projekten zugeordnet werden. Am Ende der Woche werden dann aus der Erinnerung heraus die groben Pauschalwerte eingetragen, die man immer nutzt und schon ist der Stundenzettel fertig. Ein lästiges Übel eben. 

Nur wie sollen auf dieser Basis zukünftige, konkurrenzfähige Angebote geschrieben werden? Wenn überhaupt nicht klar ist, wie lange eine bestimmte Arbeit benötigt, ist es schwer präzise Angebote abzugeben. Das Schreiben der Angebote passiert daher in den meisten Fällen - grob geschätzt - auf Basis von Erfahrungswerten. Immer in der wagen Hoffnung: "Wird schon irgendwie gut gehen."

Solange die Auftragsbücher voll sind, und die Erfahrungswerte einigermaßen stimmen wird diese Vorgehensweise in vielen Betrieben einigermaßen funktionieren. Das Erwachen kommt allerdings meist schneller als man denkt. Spätestens in der nächsten Rezession oder schon wenn die Zeichen auf Abschwung stehen, wird jeder Euro wichtig. Potentielle Kunden schauen noch genauer auf jede Nachkommastelle. Habe ich hier keinen exakten Überblick über die tatsächlichen benötigten Stundenzahlen wird es schnell eng. 

Anders ausgedrückt: Die Unternehmen, die einen sehr genauen Überblick über tatsächlich benötigten Arbeitszeiten haben sind in der Lage sehr präzise Angebote zu erstellen und können ihre Margen genau berechnen. Diese Unternehmen sind für eine längere Phase mit schwacher Konjunktur gut vorbereitet

 

4. Keine Nachkalkulation

Eigentlich wissen es alle: Die Nachkalkulation von Projekten ist betriebswirtschaflich betrachtet das A und O eines guten Unternehmertums. Wie viele Stunden habe ich für eine Tätigkeit angeboten und viele habe ich tatsächlich benötigt? Liegt zwischen diesen SOLL- und IST-Werten ein zu großer Unterschied arbeite ich defizitär und verliere mit jedem Auftrag bares Geld. 

Soweit die Theorie. In der Praxis sieht es in aller Regel so aus: Die Mitarbeiter in der Buchhaltung haben genug andere Arbeiten zu erledigen, der Personalverantwortliche ist schon Vollzeit damit beschäftigt neue Mitarbeiter zu finden und den bestehenden Mitarbeiterstamm bestmöglich auf die Projekte zu verteilen und der Chef selbst hat sowieso eine 80-Stunden-Woche. Nachkalkulation findet also nicht statt. Man hofft darauf, dass die alten Erfahrungswerte schon irgendwie stimmen. Getreu dem Motto: Es ist noch immer gut gegangen. 

Eine Lösung könnte die Schaffung einer weitere Stelle in der Buchhaltung sein. Aber welcher Unternehmer ist dazu schon bereit? Mehrere tausend Euro im Monat nur um die Nachkalkulation zu verbessern? Die Antwort liegt auf der Hand. Wir bleiben beim Thema Hoffnung. 

5. Rechnungsstellung und Ärger mit Kunden

"Der Handwerker war nie im Leben 2,5 Stunden hier. Das kann nicht sein!" So oder so ähnlich klingt die Stimme am anderen Ende des Telefons nahezu täglich in vielen Handwerksbetrieben in Deutschland. Um dann weiter auszuholen: "Der Duschkopf ist nicht richtig angebracht und der Handwerker hat beim Rausgehen eine Delle in die Tür gemacht." 

Ohne Frage ein schwieriger Fall. Wie wollen Sie als Unternehmen nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter tatsächlich die 2,5 Stunden vor Ort waren, ihre Arbeitsergebnisse korrekt sind und alle Arbeiten fein säuberlich durchgeführt wurden ohne Beschädigungen angerichtet zu haben? Richtig: Dieses ist nahezu unmöglich. Insbesondere wenn dieser Fall - wie leider immer häufiger - vor Gericht landet. Man einigt sich in der Regel mit einem Vergleich, der für beide Seite nicht zufriedenstellend ist. Mal ganz abgesehen von der verloren Zeit und den strapazierten Nerven. 

Wie kann man diesem Problem begegnen? Mit herkömmlichen Mitteln ist das ohne Frage schwierig. Die Zeiten, die Ihre Mitarbeiter auf dem Stundenzettel notiert haben werden in gutem Glauben übernommen. Meistens passen sie ja auch. Die Arbeitsergebnisse zu dokumentieren - am besten per Foto - wäre das Beste. Jedoch ist auch dieser Prozess äußerst Zeitaufwändig. Kamera mitnehmen, Fotos machen, am PC die richtigen Fotos raussuchen, einen Kundenordner anlegen, die Bilder abspeichern. Das Ganze für zahlreiche Kunden jeden Tag. Der Arbeitsaufwand liegt auf der Hand. 

Die Kosten, die Handwerksbetrieben Monat für Monat durch diese Aspekte entstehen ist enorm. Genaue Schätzungen liegen nicht vor, ein Betrag von mehreren tausend Euro im Monat ist jedoch als realistisch anzusehen. 

Die Lösung: Mobile Zeiterfassung per Smartphone

Wie wir gesehen haben ist die herkömmliche Zeiterfassung ein Stundenfresser, der neben Nerven vor allem auch bares Geld in großen Dimensionen kostet. Und das Monat für Monat. Die Methode der Zeiterfassung per Stundenzettel ist am Ende ihrer Daseinsberechtigung angekommen. Im 21. Jahrhundert gibt es modernere, einfachere und vor allem günstigere Möglichkeiten eine projektorientierte Zeiterfassung in Handwerksbetrieben zu nutzen. 

Ein gutes Beispiel ist die App Clockin, die auf allen gängigen Smartphones mit den Betriebssystemen iOS von Apple oder Android von Google läuft. Die gesamte Verwaltung und Auswertung der Arbeitszeiten findet im angeschlossenen Büro-Center mit wenigen Klicks statt. So müssen die Mitarbeiter vor Ort auf dem Smartphone lediglich den jeweiligen Kunden auswählen und alles Weitere übernimmt die App. Lade-, Fahr-, Arbeits- und Pausenzeiten können dabei genauso einfach erfasst werden wie die Arbeitsergebnisse per Foto. Die Bedienung ist dabei kinderleicht und intuitiv (s. Video). Am Monatsende ist mit einem Klick der Stundenzettel gedruckt und kann den Mitarbeitern überreicht werden. 

Darüber hinaus bietet Clockin die Möglichkeit alle Zahlen aufbereitet und ausgewertet anzuzeigen und die Nachkalkulation funktioniert ebenfalls weitestgehen automatisch. Grafische und tabellarische Darstellungen zeigen wie gut Ihre Projekte laufen, wie wirtschaftlich Sie arbeiten und ob die geplanten Soll-Zeiten auch tatsächlich eingehalten wurden. So ist erstmals eine komplette Nachkalkulation ohne großen Aufwand möglich. 

Und das Beste an der Clockin-Lösung: Sie ist äußerst preiswert und ist bereits ab 5,45 Euro je Monat und Mitarbeiter zu haben. Größere Investitions- oder Schulungskosten fallen nicht an. Laufzeiten sind flexible buchbar und bereits auf monatlicher Basis möglich. Ein kostenloser Testmonat gibt jedem Unternehmen die Möglichkeit zu testen, ob Clockin auch für ihren Betrieb in Frage kommt. Das Clockin-Team unterstütz Sie gerne bei Fragen und bei der Einrichtung. 

Jetzt kostenlos testen!

Weitere Informationen zu Clockin gibt es unter www.clockin.de
Eine telefonische Beratung gibt es unter 02382 - 968 064 - 0 

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Sehen Sie in diesem Video wie einfach die Clockin-App zu bedienen ist.