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Tutorial-Videos

Die Smartphone-App

Die Bedienung der App

Zeiterfassung und Auftragsdokumentation

clockin kann mit wenigen Klicks auf jedem handelsüblichen Smartphone genutzt werden. Es müssen keine teuren Zusatzgeräte angeschafft werden. Überzeugen Sie sich selbst!

  • Keine Schulung erforderlich
  • In 2 Minuten startklar

Bestätigung des Kunden einholen

Zeitraum und Arbeiten vor Ort mit der Unterschrift des Kunden bestätigen lassen

Die App bietet die Möglichkeit, eine Bestätigung des Kunden für ein erledigtes Projekt einzuholen. Ihr Kunde unterschreibt direkt mit dem Finger oder Gerätestift auf dem Screen Ihres Mobilgeräts.

Ein Duplikat der Kundenbestätigung kann an Ihren Kunden versendet werden und wird in Ihrem Büro-Center unter dem entsprechenden Projekt abgelegt.

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Das Büro-Center

Die Funktionen des Büro-Centers

Verwaltung von Mitarbeitern, Kunden und Aufträgen

Die in der App erfassten Daten stehen sofort im Büro zur Verfügung und bieten jederzeit einen aktuellen Projekt- und Auftragsüberblick. Keine Installation notwendig - einfach online einloggen und loslegen.

  • Überblick über alle Projekte
  • Automatische Auftragsdokumentation
  • Arbeitszeiten stehen der Buchhaltung sofort zur Verfügung

Mobilgeräte anlegen und mit dem Büro-Center verbinden

Wie werden Smartphones mit dem Computer verbunden?

Die von Ihren Mitarbeitern genutzten Mobilgeräte müssen zunächst mit dem Büro-Center verbunden werden. Über die clockin App kann der Mitarbeiter sein Mobilgerät im Büro durch Scannen eines QR-Codes oder unterwegs mit einer Geräte-ID registrieren.


Mitarbeiter anlegen und verwalten

Wie werden Mitarbeiter im Büro-Center angelegt und verwaltet?

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Mitarbeiter im Büro-Center anlegen und ihnen Mobilgeräte zuweisen. Danach können sich Ihre Mitarbeiter direkt in der App anmelden. Sie haben die Möglichkeit, spezifische Informationen wie beispielsweise die wöchentliche Arbeitszeit oder die Projektleiter-Funktion einzutragen.


Stundenübersicht der Mitarbeiter

Wie kann ich die Überstunden meiner Mitarbeiter verwalten?

In der Mitarbeiter Stundenübersicht sehen Sie die entsprechenden Soll- und Ist-Stunden, Urlaubstage und Überstunden der verschiedenen Monate in einer Jahresansicht. Hier kann zusätzlich angegeben werden ob ein Mitarbeiter in diesem Monat Stunden “abgefeiert” oder ausgezahlt bekommen hat.


Abwesenheiten der Mitarbeiter

Wie kann ich die Abwesenheiten meiner Mitarbeiter verwalten?

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter kommen sie auch zu den Abwesenheiten. Hier können Sie beispielsweise Urlaube oder Krankheit der Mitarbeiter eintragen. Auch die Soll-Urlaubstage können Sie hier anpassen. 


Kunden anlegen und Projekte zuordnen

Wie werden Kunden im Büro-Center angelegt?

Im Büro-Center können Sie Kunden anlegen und alle relevanten Daten Ihres Auftraggebers hinzufügen. Anschließend können Sie Ihren Kunden einzelne Projekte/ Aufträge zuordnen.


Projekte/ Aufträge anlegen

Wie werden Projekte/Aufträge im Büro-Center angelegt?

Unter Projekte haben Sie die Möglichkeit, neue Projekte anzulegen und diese einem Kunden zuzuordnen. Für Ihre Projekte können Sie unter anderem einen Termin ansetzen, den Zugriff für Mobilgeräte freigeben und benötigte Dokumente hinzufügen. Eine Übersicht der geleisteten Projektstunden kann jederzeit abgerufen werden.


Projektvorlagen

Wie werden wiederkehrende Termine eintragen?

Regelmäßige Aufträge können automatisiert in clockin angelegt werden. Legen Sie ganz bequem fest, in welchen Intervallen ein Termin wiederholt werden soll. Automatisch erhält der zuständige Mitarbeiter alle Informationen und Zeiten in seiner Wochen- und Tagesplanung in der App und kann sofort starten. Hier erklären wir Ihnen wie sie wiederkehrende Termine unter Projektvorlagen einstellen können. Denken Sie daran, dass das entsprechende Projekt vorher als Projektvorlage abgespeichert werden sollte. Mehr dazu wird Ihnen im Tutroial Projekte erklärt. 


Checklisten anlegen

Wie erstelle ich im Büro-Center individuelle Checklisten für meine Mitarbeiter?

Unter Projekte haben Sie die Möglichkeit Checklisten zu hinterlegen, die Ihre Mitarbeiter ganz einfach vor Ort in der App abarbeiten können. Die Checklisten lassen sich außerdem ideal für die Arbeitsdokumentation nutzen. Wir erklären Ihnen in diesem Video wie das funktioniert. 


Korrekturen vornehmen

Wie kann ich im Büro-Center die erfassten Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter anpassen?

Ihre Mitarbeiter haben nicht daran gedacht ihre Zeiten zu tracken oder vergessen sich rechtezeitig ein- und auszuloggen? Dann haben Sie unter Korrekturen die Möglichkeit die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu korrigieren oder nachzuerfassen. Wir erklären Ihnen wie das geht!


Analyse - Protokoll

Wo kann ich das Einsatzprotokoll meiner Mitarbeiter und Projekte einsehen?

Unter Analyse haben Sie mit dem Protokoll den Überblick darüber in welcher Tätigkeit Ihre Mitarbeiter aktuell oder in einem bestimmten Zeitraum sind. Wenn es erwünscht ist können Sie auch durch die GPS-Funktion die aktuellen Standorte Ihrer Mitarbeiter und die aktuell erfassten Projekt-Informationen sehen. Das erleichtert in vielen Branchen die Einsatzplanung. 


Auswertung der Arbeitszeiten

Wie kann ich die Arbeitszeiten und Personalkosten meiner Mitarbeiter auswerten? Wie exportiere ich den monatlichen Stundenzettel für die Buchhaltung?

Unter dem Menüpunkt Analyse können Sie unter Auswertung die Stunden und Arbeitszeiten, sowie dessen Persolkosten auswerten. Die Auswertung der Tätigkeiten und Personlakosten lässt sich für die Rechnungsstellung ganz einfach exportieren. Außerdem können Sie hier auch den monatlichen Stundenzettel für die Buchhaltung in Excel exportieren. Wir zeigen Ihnen wie das geht.