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Tutorial-Videos

Büro-Center

Geräte anlegen & mit Büro-Center verbinden

Wie werden Smartphones mit dem Computer verbunden?

Um ein neues Mobilgerät mit Ihrem Clockin Büro-Center zu verbinden, klicken Sie bitte im Büro-Center auf "Mobilgeräte" und dann auf "Neues Mobilgerät anlegen". Bitte benennen Sie das Gerät eindeutig, z.B. nach dem Mitarbeiter, welcher das Gerät nutzt oder nach dem Fahrzeug, in welchem es hinterlegt wird.

Mitarbeiter anlegen und verwalten

Wie werden Mitarbeiter im Büro-Center angelegt und verwaltet?

Damit Sie oder Ihre Kollegen sich am Mobilgerät mit ihrem Namen anmelden können, legen Sie bitte einen Mitarbeiter an. Dies ist im Bürocenter unter "Mitarbeiter" und "Neuen Mitarbeiter anlegen" möglich. Auf welchen Mobilgeräten sich der Mitarbeiter anmelden kann, hinterlegen Sie unter "Mobilgeräte zuweisen". Unter dem Vor- und Nachnamen wird der Mitarbeiter in der App angezeigt. Mit dem vierstelligen PIN wird sich der Mitarbeiter in der App und im Mitarbeiterportal anmelden. Der Login für das Mitarbeiterportal ist die zu hinterlegende E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Die Personalnummer kann von Ihnen frei gewählt werden.

Aus der hinterlegten wöchentlichen Arbeitszeit werden die Sollstunden für Ihren monatlichen Stundenzettel errechnet. Wenn Sie für den Mitarbeiter die Projektleiter-Funktion auswählen, kann er bei ausgewählten Projekten automatisch per Mail über gemachte Fotos, Probleme vor Ort oder sonstige Informationen und Hinweise zum Projekt informiert werden.

Um die Mitarbeiter-Übersicht im Büro-Center zu verbessern, können Sie oben links auf "Ansicht ändern" klicken und in die Kachelansicht wechseln. Sofern Sie Fotos von Ihren Mitarbeitern hinterlegt haben, erhalten Sie nun ein Ansicht mit Bildern. 

Kunden anlegen

Wie werden Kunden im Büro-Center angelegt?

Bei Clockin werden jedem Kunden einzelne Projekte zugeordnet. Auf diesem Weg  können Sie einem Kunden mehrere Projekte/Aufträge zuordnen, auch wenn diese an unterschiedlichen Ausführungsorten durchgeführt werden. Um ein Projekt/Auftrag anlegen zu können, müssen Sie also zuerst immer einen Kunden anlegen bzw. einen bereits bestehenden Kunden auswählen.

Klicken Sie im Büro-Center unter "Kunden" auf "Neuen Kunden anlegen", um einen neuen Kunden anzulegen und alle Daten Ihres Auftraggebers zu hinterlegen.

Bitte beachten Sie, dass Ihren Mitarbeitern in der App die Angaben angezeigt werden, die Sie beim Anlegen eines Projektes/Auftrags eingeben.

Projekte/Aufträge anlegen

Wie werden Projekte/Aufträge im Büro-Center angelegt?

Damit sich der Mitarbeiter vor Ort in ein Projekte einloggen kann, muss dieses im Büro-Center unter "Projekte" und "neues Projekt anlegen" eingerichtet werden.

Unter "Kunde" wählen Sie den Auftraggeber aus. Wählen Sie als Projektnamen immer einen eindeutigen Titel, damit die Zuordnung der Projekte eindeutig erfolgen kann. Die Projektnummer ist frei wählbar. Falls Sie einen Mitarbeiter in seinen Einstellungen zum Projektleiter gemacht haben, können Sie diesen hier auswählen und er erhält alle eingehenden Projektnotizen per E-Mail.

Auf welchen Geräten Sie auf das Projekt zugreifen möchten, tragen Sie unter Geräte ein ( - falls nicht sicher ist, wer das Projekt bearbeitet, können Sie auch alle Geräte auswählen - so bleiben Sie flexibel). Durch die Angabe des Start- und Endtermins können Sie Ihre interne Planung erleichtern. Bei den "maximalen Stunden" wird die kalkulierte Höhe der Arbeitszeit (z.B. aus einem vorangegangen Angebot) eingetragen.

Über die "Projektliste" unter "Analyse" können Sie sich während und nach Abschluss des Projekts eine Übersicht der geleisteten Stunden anzeigen lassen. Durch die Angabe des "Ausführungsorts" kennt nicht nur der Mitarbeiter eben diesen, er kann sich auch in der App per Navigation dort hinführen lassen. Der hinterlegte Ansprechpartner kann ebenfalls aus der App heraus direkt angerufen werden. Unter dem Freitext hinterlegen Sie die Auftragsdetails.

Neu angelegte Projekte werden online und sofort an den Mitarbeiter gesendet, sodass auch spontane Projekte vom Mitarbeiter vor Ort genutzt werden können.


Tutorial-Videos

Die Smartphone-App

Wie funktioniert die Clockin App?

Die einfache Bedienung von Clockin im Video

Sehen Sie in diesem Video wie einfach die Bedienung von Clockin für Ihre Mitarbeiter ist. Mit wenigen Klicks auf jedem handelsüblichen Smartphone mit Android von Google oder iOs von Apple kann Clockin genutzt werden.

In knapp fünf Minuten bekommen Sie einen umfangreichen Überblick, wie Ihre Mitarbeiter vor Ort einfach und bequem Ihre Zeiten buchen, Arbeitsergebnisse per Foto und Text dokumentieren und Fahrtwege aufzeichnen. Alle Daten werden automatisch in das Büro-Center übertragen.

Zeiterfassung war nie einfacher!

Bestätigung des Kunden abwickeln

Zeitraum und Arbeiten vor Ort mit der Unterschrift des Kunden bestätigen lassen

Falls Sie eine Bestätigung des Kunden wünschen, klicken Sie innerhalb der App und des Projekts auf Kundenbestätigung. Die für das Projekt hinterlegten Daten werden Ihnen vorgeschlagen, lassen sich jedoch flexibel ändern. Ihr Kunde kann mit dem Finger oder Gerätestift direkt auf dem Screen Ihres Mobilgeräts unterschreiben. Ein Dublikat für Ihren Kunden versendet die App bei Bedarf per Mail und im PDF-Format.

Diese Kundenbestätigungen im PDF enthält Ihre Firmenanschrift, Ihr Logo und natürlich alle von Mobilgerät zugesandten Daten. Das Dokument wird in Ihrem Büro-Center unter den entsprechenden Projektdetails abgelegt.