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Allgemeine Fragen

Durch die Digitalisierung werden viele Vorgänge in Ihrem Unternehmen automatisiert. Simple und zeitraubende Aufgaben werden Ihnen und Ihren Mitarbeitern abgenommen. Durch automatisierte Abläufe spart man Zeit und Fleißarbeit. So ist man im Arbeitsalltag effizienter und produktiver. Die clockin App bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, durch die Zeiterfassung, Auftragsdokumentation und -abrechnung erleichtert werden. So sparen Sie wertvolle Zeit und behalten stets den Überblick.

Da der mangelnde Nachwuchs in Branchen wie dem Handwerk zu Fachkräftemangel führt, ist es wichtig, der wachsenden Auftragslage entgegenzuwirken. Durch zeitsparende und automatisierte Abläufe können Betriebe wettbewerbsfähig bleiben. Mit der Digitalisierung wird ermöglicht, dass zukünftige Herausforderungen einfach und schnell bewältigt werden können. Die clockin App ist für unsere Kunden ein Ass im Ärmel.

Die Abstimmung der Projektplanung und Koordination von Aufträgen wird digital sehr viel leichter und effizienter. In der clockin App können Prozesse schnell abgestimmt werden. Die App ermöglicht es viel Informationen über Projekte festzuhalten und verfügbar zu machen. Auch die Nachkalkulation lässt sich besser nachvollziehen.

1. Kundengewinnung:

Die Kommunikation zu den Kunden wird automatisiert und dadurch stark vereinfacht. Rechnungen werden mit wenig Aufwand fair und transparent zur Verfügung gestellt. Der Kunde bekommt mit einem sehr kurzen Informationsfluss viele Informationen zur Auftragslage. Er ist durch automatische Nachweise immer auf dem aktuellen Stand - so als wäre er selbst vor Ort. Das spart Zeit und Aufwand.

2. Mitarbeitergewinnung:

Junge Mitarbeiter sind durch ihre Generation von der Digitalisierung geprägt und wollen mit viel Schreibkram nichts zu tun haben. Bei digital-affinen Unternehmen wissen junge Mitarbeiter, dass sie sich durch den gesparten Papierkram auf den eigentlichen Workflow konzentrieren können. Ein digitales Unternehmen zeigt potenziellen Mitarbeitern, dass sie wettbewerbsfähig sind und in Zeiten der Digitalisierung mithalten kann.

3. Projektplanung:

Die Abstimmung der Projektplanung und Koordination von Aufträgen wird digital sehr viel leichter und effizienter. In der clockin App können Prozesse schnell abgestimmt werden. Die App ermöglicht es, viele Informationen über Projekte festzuhalten und verfügbar zu machen. Auch die Nachkalkulation lässt sich besser nachvollziehen.

4. Übersicht:

Digitale Systeme wie clockin helfen allen Beteiligten die Übersicht über Aufträge und Projekte zu behalten. Durch verschiedene Funktionen wird alles überschaubar und transparent zur Verfügung gestellt - auch wenn man nicht vor Ort ist, ist man immer auf dem aktuellsten Stand und hat auf einen Blick alle Informationen vorliegen.

5. Rechnungsstellung:

Mit wenigen Klicks können Rechnungen automatisch erstellt und verschickt werden. Dabei werden viele Arbeitsschritte und wertvolle Arbeitszeit gespart. Niemand muss lange auf Arbeitszettel warten. 

6. Entlastung für Lohnbuchhaltung:

In vielen Betrieben müssen Stundenzettel noch manuell von den Mitarbeitern ausgefüllt werden. Daraufhin werden diese dann wieder an einen Mitarbeiter im Büro weitergegeben der die Stunden mühsam in ein System einpflegt. Bei clockin können Stundenzettel mit nur zwei Klicks ausgegeben werden. Dies entlastet Lohnbuchhalter, da viele lästige Arbeitsschritte wegfallen. 

7. Workflow:

Viele Betriebe lassen sich immer noch von lästigem Papierkram aufhalten und stecken viel Zeit und Arbeit in Dokumentation und Schreibkram. Mit clockin erledigt der Mitarbeiter den “Papierkram” mit wenigen digitalen Schritten vor Ort und erspart sich selbst viele Arbeitsschritte im Büro. So kann er im Workflow bleiben und muss keine Arbeit doppelt erledigen.

 

Technische Fragen

Die clockin App kann sowohl auf Geräten mit iOS (ab Version 10) als auch mit Android (ab Version 5) genutzt werden.

Für das Büro-Center sollte ein Browser genutzt werden, der auf dem neuesten Stand ist. Wir empfehlen Firefox oder Chrome. Wichtig ist nur, dass Internet-Explorer und Edge nicht für clockin genutzt werden. Aufgrund der veralteten Standards sind sie mit unserem System nicht kompatibel. 

Früher mussten die Mitarbeiter darauf achten, dass sie genügend Arbeitsscheine mithatten. Nun verschiebt sich lediglich die Aufgabe: Zukünftig sollte darauf geachtet werden, dass der Akku während der Fahrt geladen wird. Zudem empfehlen wir, eine Powerbank im Auto zu lagern, mit welcher das Smartphone auch vor Ort aufgeladen werden kann.

Nein! Ein Mobilfunkvertrag ist nicht notwendig. Die App kann auch offline genutzt werden. Sobald eine Internetverbindung hergestellt wird, werden die Daten an das Büro-Center übertragen.

clockin funktioniert auch offline. Die erfassten Zeiten und Dokumente werden auf dem Gerät gespeichert und bei der ersten Verbindung mit dem WLAN an das Büro-Center übermittelt.

Die Arbeitszeit wird aufgrund der Offlinefähigkeit anhand der Smartphone-Uhrzeit aufgenommen, so dass die Uhrzeit am Smartphone verändert werden könnte. Bei Auffälligkeiten, bspw. im Vergleich zur geltenden Weltzeit, werden Sie per Mail über die Differenz informiert.

Jedes Unternehmen kann entscheiden, ob es die GPS-Funktion nutzen möchte oder nicht. So können in engen Grenzen die Positionsdaten bei Aufnahme und Beendigung einer Tätigkeit erfasst werden. Ein permanentes Tracking ist nicht möglich. Eine Ausnahme können Fahrzeiten darstellen. In manchen Branchen können Fahrtwege in Dienstfahrzeugen unter bestimmten Bedingungen aufgezeichnet werden. 

Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen. 

Was passiert, wenn Sie versehentlich Wasser über Ihren Stundenzettel kippen? Wie bei händischen Dokumenten auch, können Pannen nie völlig verhindert werden. Allerdings steht Ihnen dann unser ausgezeichnetes Support-Team zur Seite, das die Behebung der Fehler für Sie regelt. Ihren nass gewordenen Stundenzettel hätten Sie im Gegensatz dazu selbst neu schreiben müssen.

Fragen von Geschäftsführern

Viele Menschen scheuen sich zunächst davor, Neues auszuprobieren. Um die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für digitale Zeiterfassung zu fördern, sollten Sie bereits in der App-Testphase freiwillige Tester unter Ihren Mitarbeitern auswählen. Diese werden durch die einfache Bedienbarkeit und Zeiteinsparung schnell begeistert sein und die anderen Kollegen überzeugen.

Niemand möchte überwacht werden. Wir auch nicht. Bei clockin geht es nicht um Überwachung, sondern um transparente Arbeitsdokumentation. Für Branchen mit Just-in-Time Logistik ist GPS-Tracking existenziell. Deshalb ist die GPS-Tracking-Funktion Chefsache - ob sie die Funktion nutzen wollen, entscheiden Sie! Denn Live-Protokoll und Live-Dokumentation ist auch ohne GPS-Tracking möglich.

Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen. 

Das deutsche Arbeitsschutzgesetzt gibt enge Grenzen für die Positionsermittlung von Mitarbeitern vor. Insbesondere sollen sich Mitarbeiter nicht unter Druck gesetzt fühlen oder einer permanenten Kontrolle ausgesetzt sein. Bei clockin findet daher kein permantentes Tracking der Mitarbeiter statt. Sie können frei entscheiden, ob Sie die GPS-Funktion in Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern/Betriebsräten nutzen möchten oder nicht. Technisch möglich ist die Erfassung eines GPS-Punktes bei jedem Tätigkeitswechsel eines Mitarbeiters/einer Kolonne. Bei Fahrten mit dem Firmenfahrzeug verhält es sich anders: Da es sich hierbei um ein kostspieliges Inventar des Unternehmens handelt, kann es in bestimmten Fällen möglich sein den Standort in geringeren Abständen zu erfassen. 

Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen. 

Nein. Mit der Kolonnen-Funktion kann die gesamte Kolonne mit nur einem Smartphone in der clockin App gebucht werden. Ein Mobilfunkvertrag ist nicht notwendig. Die App kann auch offline genutzt werden. Sobald eine Internetverbindung (bspw. über WLAN) hergestellt wird, werden die Daten an das Büro-Center übertragen. 

Die Dokumentation der geleisteten Arbeit kann ganz einfach in der App durchgeführt werden, Bestätigungen des Kunden eingeholt und Duplikate mit nur einem Klick per Mail versendet werden. Alle relevanten Informationen können erfasst werden. So können Unstimmigkeiten mit Kunden vorgebeugt werden und ein angenehmer Informationsfluss entstehen.

Aufträge können den Mitarbeitern einfach zugeordnet werden, Dokumentationen und Arbeitsstunden werden automatisch übermittelt. So können unnötige Diskussionen mit Mitarbeitern vorgebeugt und die Projektabstimmung und Koordination verbessert werden. 

clockin wurde bewusst mit Handwerkern und anderen Praktikern zusammen entwickelt und getestet, die im Alltag kein Smartphone nutzen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Da die Nutzung unserer App keine Schulung erfordert und intuitiv bedienbar ist, bereitet die Verwendung der App auch nicht-technikaffinen Mitarbeitern keine Probleme.

Fragen von Mitarbeitern

Über die einfach zu bedienende clockin App werden die zentralen Prozesse vor allem im Außendienst erfasst. Der Bildschirm des Smartphones oder die Informationen, welche in anderen Apps zu finden sind, werden selbstverständlich nicht aufgenommen. clockin ersetzt einfach den herkömmlichen Stundenzettel bzw. Kundenreport.

clockin erfasst und übermittelt die vom Mitarbeiter gebuchten Arbeitszeiten sowie die durchgeführte Dokumentation. Zu Supportzwecken werden ferner die aktuellen Versionsnummern der Apps und des Smartphone-Betriebssystems übermittelt. Jedes Unternehmen kann darüber hinaus entscheiden, ob zusätzlich Positionsdaten mittels GPS erfasst werden sollen. Bei der Nutzung der GPS-Funktion findet jedoch kein permanentes Tracking statt. clockin erfasst lediglich einmalig die Position bei jedem Tätigkeitswechsel. Fahrtwege in Dienstfahrzeugen können optional mit einer Trackingoption versehen werden. Ansonsten werden keine weiteren Daten erfasst oder übermittelt.

Mit clockin können Sie Arbeitsergebnisse per Text oder Spracheingabe direkt in der App eingeben oder Fotos zur Vorher-Nachher-Dokumentation aufnehmen. Die Informationen werden direkt dem entsprechenden Projekt zugeordnet. So sparen Sie sich die zeitaufwändige, manuelle Nacherfassung der Daten.

Niemandem bereitet es Freude, sich durch eine Vielzahl an Dokumenten wühlen zu müssen oder unvorbereitet beim Auftraggeber zu erscheinen.

clockin bietet Ihnen eine Alternative: In den App stehen Ihnen alle auftragsrelevanten Daten zur Verfügung. Sobald Sie sich in ein Projekt einwählen, wird automatisch die Projektzeit erfasst. Änderungen oder weitere Informationen können Sie ganz einfach in der App ergänzen. So sparen Sie nicht nur die unübersichtliche Zettelwirtschaft, sondern auch jede Menge Zeit.

Viele unserer Kunden wurden früher nach Details zu Aufträgen gefragt, die bereits zwei Wochen zurück liegen. Dies ist wegen der Vielzahl an abgearbeiteten Aufträgen, sagen wir mal, etwas schwierig. Durch eine Live-Übertragung der Dokumentation können Rückfragen noch am gleichen Tag beantwortet werden- sind aber aufgrund der kinderleichten Umsetzung der Dokumentation kaum mehr nötig. Ärgern Sie sich nicht mehr über Rückfragen, fangen Sie an, Ihre Dokumentation zu clocken!

Oftmals werden kurzfristige Aufträge den Mitarbeitern telefonisch mitgeteilt. Im Alltag ergeben sich daraus zwei Szenarien: Entweder werden am Telefon nur wenige Informationen ausgetauscht oder aber der Außendienstmitarbeiter hat die Hälfte bereits vergessen, wenn er sich endlich durch den Verkehr zum Auftragsort gekämpft hat.

Mit clockin können alle Informationen noch während der Auftragsannahme im Projekt hinterlegt werden. Diese Informationen (bspw. den Ansprechpartner vor Ort, Grundrisspläne) und zusätzliche Informationen stehen dem Mitarbeiter direkt auf dem Smartphone zur Verfügung.
Nutzen Sie für einen entspannten Informationsfluss die clockin App!

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurden Antworten zum Teil in gekürzter Form dargestellt. clockin übernimmt keine Rechtsberatung zum Einsatz der Software.

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Wir sind für Sie da!

Sie erreichen uns unter:

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  info@clockin.de