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Smartphone statt Zettelwirtschaft

Clockin-App vereinfacht Hausverwaltung

In der Regel wird für die Hausverwaltung eines Objekts eine Pauschale erhoben, und auch die Vermittlungsgebühr wird nach Kaltmiete und nicht nach Zeiteinsatz abgerechnet. Aber stimmen die kalkulierten Pauschalen auch mit dem tatsächlichen Zeiteinsatz überein oder legen Sie Monat für Monat drauf? Wie dokumentieren Sie den Wohnungszustand bei Übergabe? Nach wie vor per Zettel, Stift und Kamera? Und wie fertigen Sie Prüf- oder Übergabeprotokolle an? Handschriftlich die dann mühsehlig im Büro auf den PC übertragen werden müssen? 

Wäre es nicht einfacher all diese Vorgänge könnten bequem mit dem Smartphone oder Tablet erfasst werden und würden im Anschluss sofort im Büro zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen? Mit Clockin ist all das jetzt möglich!

Mit Clockin lassen sich die einzelnen Objekte (pro Haus oder pro Wohnung) und die abzurechnenden Sonderleistungen (Vermittlung und Verkauf) anlegen. Die Mitarbeiter können sich in der Clockin-App in die entsprechende Tätigkeit oder das jeweilige Objekt einbuchen und haben hier sämtliche Informationen übersichtlich zur Verfügung. Mit einem Klick können Fotos gemacht, Notizen gespeichert oder Unterschriften digital eingeholt werden. Gleichzeitig läuft die Zeit für das entsprechende Objekt mit. So lässt sich einfach prüfen, ob die kalkulierten Pauschale mit dem tatsächlichen Zeiteinsatz übereinstimmen.

Durch die direkte Dokumentation mit Clockin lassen sich dem Eigentümer gegenüber auch Preisänderungen erklären: Exportieren Sie dazu die angefallenen Arbeitsstunden sowie Übersicht Ihrer Dokumentation als Nachweis. Eine bessere Grundlage für die nächste Preisverhandlungen kann es kaum geben.

Alle Objekte immer im Griff

Einfache Dokumentation per Foto, Notiz & Unterschrift

Wer nach einer Besichtigung oder Wohnungsübergabe noch einmal durch das Haus läuft, findet immer wieder Kleinigkeiten, die noch erledigt werden müssen. Um hier eine Gedächtnisstütze zu schaffen oder einfach den allgemeinen Zustand des Objekts aufzunehmen, eignet sich die Clockin Projektnotiz hervorragend: Fotos und Texte werden mit einem Klick in der App aufgenommen und automatisch projekt- oder objektbezogen abgelegt und dauerhaft sicher archiviert. Im Büro können alle gesammelten Informationen zum Objekt jederzeit in verschiedene Formate (PDF, Word, Ecxel, CSV) exportiert werden.

Jedem Objekt kann ein Verwalter zugeordnet werden, der automatisch per Mail informiert wird, sobald bei seinem Objekt eine neue Notiz, ein neues Foto oder eine neue Dokumentation hinterlegt wurde - auch wenn diese von einen anderen Mitarbeiter stammt. So behält Ihr Objektverwalter stets den Überblick. 

Sparen Sie bis zu 80 Prozent der Verwaltungszeit für die Objekt-Dokumentation ein!

Clockin ist dabei vollständig offline-fähig. Auch in großen Gebäuden oder bei schlechter Netzabdeckung auf dem Land funktioniert die App einwandfrei und speichert alle gesammelten Informationen zwischen. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht schickt sie automatisch alle Infos an das Büro.

Einfacher war die Objektbetreuung und -Verwaltung noch nie!

Alle Grundrisse immer in der Tasche

Objekt-Baupläne, -Dokumente & -Protokolle

Laden Sie zu den jeweiligen Objekten einfach Dokumente als PDF- oder JPEG-Datei hoch und profitieren Sie vor Ort von den zusätzlichen Informationen. So können beispielsweise Grundrisse zur leichteren Abwicklung von Wasser- und sonstigen Schäden genutzt werden. Der Hausmeister vor Ort hat so alle Pläne immer in der Tasche und auch der Objektverwalter kann jederzeit auf alle Informationen zugreifen, ohne dass er sich durch alte Akten wälzen muss.

Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter vor Ort genau, wo sich ein Schaden befindet. Markieren Sie die Problemstelle im jeweiligen Grundriss. Der Mitarbeiter vor Ort hat so mit einem Klick den Überblick und kann das Problem gezielt beheben. Gleichzeitig kann er den Schaden mit einem Klick per Foto und Text dokumentieren. Für all das benötigt er lediglich sein Smartphone mit der Clockin-App. 

Wie funktioniert die App?

So einfach ist die Bedienung für Ihre Mitarbeiter

Sehen Sie in diesem Video, wie einfach die Bedienung von clockin für Ihre Mitarbeiter ist. Mit wenigen Klicks kann clockin auf jedem handelsüblichen Smartphone mit Android oder von Apple genutzt werden.

30 Tage kostenlos testen - Kein Abo!

Ihre Vorteile - Hausverwaltung 4.0

Zeit für das Wesentliche gewinnen!

  • Zeitaufwände pro Objekt per Smartphone erfassen
  • Digitale Dokumentation in 2 Minuten
  • Dokumentation einsprechen und in Text umwandeln
  • Arbeitsschritte pro Objekt vorgeben
  • Wohnungszustand oder Schäden per Foto erfassen
  • Grundrisse und Objektdokumente vor Ort einsehen
  • Zählerstände digital erfassen
  • Unterschrift der Mieter auf dem Smartphone/Tablet einholen
  • Alle Daten sofort im Büro verfügbar
  • Digitale Objektakte - dauerhafte, sichere Dokumentation
  • Bei Bedarf - Export oder Ausdruck der erfassten Daten
  • IT-Sicherheit - Deutscher Anbieter mit deutschen Rechenzentren

Erstellen Sie Protokolle per Smartphone

Jahresablesung oder Übergaben digital in 2 Minuten

Mit Clockin können Sie Protokolle und Checklisten erstellen, die der Mitarbeiter vor Ort in der App bearbeiten kann.

Die Jahresablesung wird wieder fällig? Kein Problem. Legen Sie einmalig eine Checkliste mit der Zählernummer und der Lage des Zählers an und lesen Sie vor Ort nur noch den Zählerstand ab. Bei Bedarf können auch Fotos der Zähler und ein Ablesedatum beigefügt werden. 

Auch vollständige Wohnungsübergabeprotokolle lassen sich in Kürze mit Clockin vorbereiten: Durch die flexibel hinterlegten Module der Checklisten können Sie die Protokolle so ausführlich gestalten, wie Sie möchten. Durch das Unterschriftenfeld kann die Checkliste von beliebig vielen Personen unterschrieben werden und aus der App heraus direkt per Mail an die Mieter gesandt werden. [Erscheinungsdatum. April 2019]

Keine teuren Extrageräte

Clockin auf handelsüblichen Smartphones nutzen

Besonders großen Wert legen wir auf eine kostengünstige Infrastruktur. Für Clockin benötigen Sie keine teuren Extrageräte oder Systemlösungen. Jedes aktuelle Smartphone mit den Betriebssystemen Android oder iOS ist Clockin-fähig. Der Anschaffungspreis solcher Geräte startet bereits bei unter 100,00 Euro. Ein mobiler Internetzugang über das Handynetz ist hierbei die komfortabelste Lösung, aber nicht unbedingt erforderlich. Sollte keine permanente Internetverbindung bestehen, zeichnet die App alle Zeiten auf und übermittelt diese samt erstellter Dokumente, sobald eine Internetverbindung über ein WLAN zur Verfügung steht.

Selbstverständlich können Ihre Mitarbeiter auch ihre persönlichen Smartphones benutzen und die Clockin-App kostenlos installieren. Die zu übermittelnden Datenmengen werden durch eine besondere Programmierung äußerst gering gehalten. Sobald die App beendet wird, werden sämtliche Zeit- und Ortsbuchungen beendet.

Einfach zu bedienen

In wenigen Minuten einsatzbereit

Clockin wurde von Anfang an so entwickelt, dass es so einfach und intuitiv wie möglich zu bedienen ist. Sie müssen kein IT-Experte sein oder sich lange in die Systeme hineindenken und langwierige Schulungen besuchen. Anmelden, Mitarbeiter und Projekte eingeben, App aufs Handy laden und es kann losgehen. So einfach ist die Nutzung von Clockin. Sollten dennoch Fragen auftauchen, steht Ihnen unser geschultes Team jederzeit kostenlos telefonisch zur Verfügung und unterstützt Sie bis alles einwandfrei läuft. 

Auch Ihre Mitarbeiter benötigen keine Schulung zur Nutzung von Clockin. Mit wenigen Klicks erklärt sich die App von selbst. Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass alle Mitarbeiter - egal wie fit sie im Umgang mit der modernen Technik sind - Clockin innerhalb von wenigen Minuten in vollem Umfang nutzen können. Bereits nach einer Woche wollen die meisten schon nicht mehr mit den alten Stundenzetteln arbeiten und wissen die Vorteile von Clockin zu schätzen.

30 Tage kostenlos testen - Kein Abo!