Die digitale Zeiterfassung für Handwerksunternehmen
Weniger Zettelwirtschaft – Mehr Kerngeschäft
Das Handwerk stellt digitale Zeiterfassungssysteme vor besondere Herausforderungen. Mehrere Baustellen laufen parallel, die Mitarbeiter wechseln mehrmals pro Tag die Einsatzorte und zusätzlich fallen Fahrzeiten an, die neben den Baustellen und allgemeinen Arbeitszeiten unterschiedlich erfasst und abgerechnet werden müssen. Handwerksbetriebe, die noch in der Zettelwirtschaft stecken, mangelt es deshalb häufig an Übersicht. Der Chef sitzt zu Hause und muss Stundenlisten auseinander rechnen, abtippen und verliert den Überblick über seine Baustellen, während bereits digitalisierte Handwerksbetriebe im Kerngeschäft Vollgas geben und den Betrieb für die Zukunft aufstellen können.
Mit Zeiterfassung mehr Zeit fürs’ Handwerk
Mobil und stationär Arbeitszeiten per Handwerker-App erfassen
Mit der clockin Zeiterfassung per App können Handwerksunternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mobil auf allen Baustellen erfassen. Die Zeiterfassung ist vollständig offline-fähig und ermöglicht den Handwerkern ebenfalls die Erfassung von Fahrzeiten, Pausenzeiten und Projektzeiten. So erhält der Chef einen sauberen Überblick über angefallene Stunden und kann sie nach Tätigkeiten aufschlüsseln und sogar abrechnen.
Alle Baustellen im Blick – schnörkellos & übersichtlich
Da Handwerker mit der Zeiterfassung von clockin Arbeitszeiten auch auf einzelne Baustellen buchen und in Echtzeit an das Büro übermitteln können. Kann im Büro genau nachvollzogen werden, wie viel Arbeitszeit gerade für welche Baustelle anfällt. Sollte eine Baustelle die kalkulierte Arbeitszeit einmal überschreiten, warnt clockin rechtzeitig. So behält der Chef jederzeit einen Überblick und es gibt keine bösen Überraschungen mehr.
Baustellen-Tagebuch mit allen wichtigen Informationen für Mitarbeiter
Mit clockin sind die Mitarbeiter von Handwerksunternehmen immer bestens über die Baustelle informiert. Aus dem Büro heraus können wichtige Informationen wie Arbeitshinweise, digitale Formulare und Grundrisse an die Apps der Mitarbeiter geschickt werden. Gleichzeitig kann der Chef die Fortschritte der einzelnen Baustellen vom Schreibtisch aus im jeweiligen Baustellen-Tagebuch mitverfolgen.
GPS-Tracking für handfeste Nachweise
Gerade im Handwerk laufen häufig mehrere Aufträge gleichzeitig ab. Um jederzeit zu wissen, wer gerade wo im Einsatz ist, kann das GPS-Tracking im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben genutzt werden. Die von clockin erstellten Geo-Marken helfen dem Chef spontane Änderungen in der Einsatzplanung vornehmen zu können oder Arbeitsnachweise für Kunden zu erstellen. Dennoch solltest du diese Funktion immer gemeinsam mit deinen Mitarbeitern absprechen.
Baustellen dokumentieren mit Foto- und Notizfunktion
Um die Kommunikation zwischen Handwerker-Teams zu vereinfachen, können die Mitarbeiter Baustellen mit Fotos, Skizzen und Notizen dokumentieren. Die Mitarbeiter können Einsätze auch mit digitalen Unterschriften oder Sprachnotizen dokumentieren und miteinander chatten. Alle dokumentierten Einträge werden in Echtzeit an das Büro geschickt, wo sie für den Chef jederzeit einsehbar sind..
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„Die clockin App ist ein wichtiges Werkzeug geworden! Schnell integriert und super einfach zu bedienen. Die Mitarbeiter müssen keine Stundenzettel mehr schreiben. Alles ist mit wenigen Klicks erledigt & digitalisiert.“
Kolja Becker – Inhaber, Die Hoftischlerei GmbH
Nahtlose Verbindung an bestehende Systeme
clockin lässt sich nahtlos in die bestehenden Systeme deines Unternehmens integrieren. Das einfache Übermitteln von Daten in beide Richtungen wie zwischen clockin und SAP oder clockin und lexoffice kann mit wenig Aufwand eingerichtet werden. Neben der automatisierten Lohnbuchhaltung durch die Anbindung an DATEV Lohn & Gehalt kann clockin dank offener API mit nahezu jeder bestehender Branchensoftware verbunden werden.
FAQ
Niemand möchte überwacht werden. Wir auch nicht. Bei der Zeiterfassung und Dokumentation von clockin geht es nicht um Überwachung, sondern um transparente Arbeitsdokumentation. Deshalb ist die GPS-Tracking-Funktion bei uns Chefsache – ob du die Funktion nutzen willst, entscheidest du! Denn Live-Protokoll und Live-Dokumentation sind auch ohne GPS-Tracking möglich.
Erfahrungsgemäß empfehlen wir transparent mit der GPS-Funktion umzugehen und Mitarbeitende bzw. Betriebsräte in den Entscheidungsprozess miteinzubeziehen.
Das deutsche Arbeitsschutzgesetz gibt enge Grenzen für die Positionsermittlung von Mitarbeitern vor. Insbesondere sollen sich Mitarbeiter nicht unter Druck gesetzt fühlen oder einer permanenten Kontrolle ausgesetzt sein. Bei clockin findet daher kein permanentes Tracking der Mitarbeiter statt. Du kannst frei entscheiden, ob du die GPS-Funktion in Abstimmung mit deinen Mitarbeitern/Betriebsräten nutzen möchtest oder nicht.
Technisch möglich ist die Erfassung eines GPS-Punktes bei jedem Tätigkeitswechsel eines Mitarbeiters/einer Kolonne. Bei Fahrten mit dem Firmenfahrzeug verhält es sich anders: Da es sich hierbei um ein kostspieliges Inventar des Unternehmens handelt, kann es in bestimmten Fällen möglich sein, den Standort in geringeren Abständen zu erfassen.
Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin, den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen.
clockin wurde bewusst mit Handwerkern und anderen Praktikern zusammen entwickelt und getestet, die im Alltag kein Smartphone nutzen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Da die Nutzung unserer App keine Schulung erfordert und intuitiv bedienbar ist, bereitet die Verwendung der App auch nicht-technikaffinen Mitarbeitern keine Probleme.
Ja. Mit clockin werden Arbeitszeiten konform zur EuGH-Vorgabe und dem BAG-Urteil vom September 2022 erfasst. Gleichzeitig gewährleistet clockin über den Mitarbeiter-Self-Service eine transparente Einsicht der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden.
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