Zeiterfassung, Qualitätssicherung und Planung in einem System
Mobile Teams aus der Gebäudereinigung oder -Instandhaltung verkehren pro Tag meist zwischen verschiedenen Objekten. clockin verbindet deine Kundenverwaltung, Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden zentral auf einer Plattform. Gleichzeitig haben die Mitarbeitenden per Smartphone App die Möglichkeit einzelne Kundenaufträge sauber zu dokumentieren, um handfeste Nachweise pro Einsatztermin zu erzeugen. Dadurch hast du die Möglichkeit dein Unternehmen vom Schreibtisch aus zu steuern, Arbeitsqualität sicherzustellen und Arbeitszeiten rechtskonform zu erfassen.
Dank Zeiterfassung & Dokumentation Qualität sichern, Ärger sparen
Arbeitszeiten pro Objekt erfassen
Gerade bei Reinigungsdiensten ist die saubere Dokumentation von einzelnen Einsatzterminen wichtig. Dem Kunden können so handfeste Nachweise über die Arbeitsqualität geliefert werden. Mit der QR-Code Zeiterfassung können deine Mitarbeitenden die Arbeitszeiten nicht nur für die Lohnbuchhaltung, sondern direkt auf einzelne Objekte oder Räume buchen. Auf diese Weise erhältst du eine völlig neue Datenqualität über die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen. Finde heraus, welche Aufträge sich rechnen und wo du gerade Geld verbrennst.
Besser informierte Teams
Über die clockin App kannst du deine Teams mit allen nötigen Objektinformationen ausstatten, die sie brauchen, um ihren Auftrag bestmöglich abzuschließen. Dazu zählen z. B. Gebäudepläne, Checklisten oder Sicherheitshinweise. Da deine Mitarbeitenden in dieser Branche auch viel zwischen verschiedenen Objekten pendeln, hilft clockin sogar bei der Navigation zum Einsatzort.
GPS-Tracking für handfeste Leistungsnachweise
Um jederzeit zu wissen, wer gerade wo im Einsatz ist, kann das GPS-Tracking im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben genutzt werden. Die von clockin erstellten Geo-Marken helfen dir spontane Änderungen in der Einsatzplanung vornehmen zu können oder Arbeitsnachweise für Kunden zu erstellen. Dennoch solltest du diese Funktion gemeinsam mit deinem Team absprechen.
Aufträge per App dokumentieren für den perfekten Durchblick
Deine Mitarbeitenden können Leistungen per App dokumentieren, in dem sie digitale Unterschriften vom Kunden einholen oder die Foto-Notizen nutzen. So kannst Du vom Schreibtisch aus einzelne Aufträge chronologisch nachvollziehen und hast trotz mehrerer Einsätze gleichzeitig zu jederzeit den perfekten Durchblick. Nichts geht mehr verloren.
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"Wir haben das Thema Zeiterfassung jetzt vollkommen im Griff und im Arbeitsalltag ist es schlicht und ergreifend so, dass wir effizienter geworden sind."
Oliver Budde – Geschäftsführer, Perfect Clean
Nahtlose Verbindung an bestehende Systeme
clockin lässt sich nahtlos in die bestehenden Systeme deines Unternehmens integrieren. Das einfache Übermitteln von Daten in beide Richtungen wie zwischen clockin und SAP oder clockin und lexoffice kann mit wenig Aufwand eingerichtet werden. Neben der automatisierten Lohnbuchhaltung durch die Anbindung an DATEV Lohn & Gehalt kann clockin dank offener API mit nahezu jeder bestehender Branchensoftware verbunden werden.
Im Portrait: Perfect Clean
Seit mehr als 3 Jahren ist Oliver Budde und sein 30-köpfiges Team der Gebäudereinigungsfirma Perfect Clean clockin Kunde. Neben der digitalen Zeiterfassung nutzt er die Software vor allem für eins: Qualitätssicherung durch Dokumentation. Dadurch können Informationen schneller weitergegeben, Arbeitsschritte verkürzt und perfekte Ergebnisse für den Kunden archiviert werden.
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FAQ
Nein. Über die Kolonnen-Funktion reicht es Gerät pro Team aus. Darüber kann dann die vorgesetzte Person für das ganze Team die Zeiterfassung stempeln.
Ja. Wir entwickeln clockin laufend mit verschiedenen Branchen weiter und haben dabei besonders die Endnutzer im Fokus. Wir wollen Spitzentechnologie für jeden nutzbar machen. Deshalb wurde clockin von der Nutzeroberfläche extra so entwickelt, dass auch nicht-technikaffine Menschen direkt damit arbeiten können. Parallel bieten wir über unsere Wissensdatenbank und unseren YouTube-Kanal kurze verständliche Lernvideos an, die die Nutzung der App nochmal Schritt für Schritt erklären.
Um die Richtigkeit der erfassten Arbeitszeiten zu gewährleisten, haben wir verschiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet. Neben der GPS-Zeiterfassung, über die du im Vorfeld unbedingt mit deinen Mitarbeitenden sprechen solltest, wirst du über Auffälligkeiten, die auf einen Täuschungsversuch hinweisen, von uns benachrichtigt.
Ja. Mit der Zeiterfassung von clockin werden die Arbeitszeiten gemäß der EuGH-Vorgabe und dem BAG-Urteil vom September 2022 erfasst. Gleichzeitig ermöglicht clockin über den Mitarbeiter-Self-Service eine transparente Einsicht in die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
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