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Zeiterfassungspflicht - Was Du unbedingt wissen solltest

Erstellt von Karla Terhaar | | Zeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist da. Nun müssen alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 13. September 2022 beschlossen. Doch wirft diese Entscheidung viele Fragen und Unzufriedenheit auf: Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten in Unternehmen so wichtig? Gehen so Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit kaputt? Und wie lässt sich das Gesetz in der Praxis schnell und einfach umsetzen? Wir wollen einige Missverständnisse aufräumen und Licht ins Dunkle bringen.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Zum Hintergrund

Nach der Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen den dortigen Ableger der Deutschen Bank zur Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeitenden urteilte in letzter Instanz der Europäische Gerichtshof 2019. Dieser legte fest, dass ab sofort alle europäischen Mitgliedstaaten verpflichtet sind, systematische Zeiterfassung in ihren Unternehmen einzuführen. Seither arbeitet die Regierung in Deutschland daran, diese Vorgaben in deutsches Gesetz umzugießen. 

Mit dem neuen Urteil vom Bundesarbeitsgericht im September 2022 wird nun auch in Deutschland klar: Auch hier werden Arbeitgeber schon jetzt in der Pflicht gesehen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.

Weiter Informationen zu dem BAG-Urteil findest du hier. 

FAQ der häuften Fragen rundum die Zeiterfassungspflicht

Ist die Arbeitszeiterfassung jetzt Pflicht?

Zum aktuellen Zeitpunkt (Oktober 2022) sind Arbeitgebende in Deutschland dazu verpflichtet, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Mit dem EuGH-Urteil 2019 wurden alle EU-Staaten dazu verpflichtet, ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung zu erlassen. Ein solches Gesetz wurde in Deutschland allerdings noch nicht verabschiedet. Dennoch urteilen deutsche Arbeitsgerichte schon heute nach diesem Urteil, was in dem Urteil vom 13.09.2022 im großen Knall gipfelte.

Warum brauchen wir die Zeiterfassungspflicht?

Die Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden soll eine Möglichkeit der Transparenz schaffen und gleichzeitig die Option bieten, flexibler arbeiten zu können. Auf der einen Seite bietet die Zeiterfassung dem Arbeitgebenden eine klare Übersicht darüber die Arbeit der Mitarbeitenden. Personal und Auslastung können besser geplant werden. Auf der anderen Seite dient die systematische Erfassung der Arbeitszeit den Arbeitnehmenden eine Sicherheit in der Frage darum, was am Ende des Monats vergütet wird.

Aus einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey geht hervor, dass die Mehrheit der Deutschen diese Maßnahme für gut befinden. 61 Prozent der repräsentativen Befragten antworteten auf die Frage, wie sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bewerten würden, mit (eher) positiv

Wie kann die Vertrauensarbeitszeit als Arbeitsmodell weiter funktinoieren?

Das Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit könnte wohl am stärksten unter dem Urteil leiden. Allerdings muss die Arbeitszeiterfassung keinen Einfluss darauf haben, wie und wann du arbeitest. Sie bietet lediglich für dich und deinen Arbeitnehmenden einen besseren Überblick über deinen Workload. Das freie und flexible Arbeiten bleibt dir damit also dennoch frei, denn eine  Zeiterfassung mit Apps wie clockin hindern dich nicht daran, dich überall zu jeder Zeit an- und abzumelden. 

Weitere Informationen zur Zeiterfassung im Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit findest du hier.

Stirbt jetzt das flexible, eigenverantwortliche Arbeiten aus?

Arbeitszeiterfassung soll kein Rückschritt sein. Mit den Urteilen soll diese Art zu arbeiten sogar eher erleichtert werden. Mit Apps wie clockin funktioniert die Erfassung deiner Arbeitszeit, ohne dass du dich eingeschränkt fühlen musst. Eine Arbeitszeiterfassung schreibt dir nicht vor, wann du angefangen hast. Sie soll lediglich erfassen, wann du wirklich gearbeitet hast und Überstunden ohne Bezahlung vermeiden.

Was mache ich, wenn ich keinen Nine-To-Five Job habe?

Wir bei clockin versuchen diesen Prozess für dich so einfach wie möglich zu halten: Wenn du den PC anmachst, stempelst du dich mit dem Verschieben eines Reglers ein, wenn du ihn ausmachst, stempelst du dich genauso leicht aus. Ob du das an deinem PC tust oder per App auf dem Handy ist dir überlassen. 

Ist das Home Office durch die Pflicht zur Zeiterfassung überhaupt noch möglich?

Lösungen wie clockin bieten dir die Möglichkeit der App: Du kannst dich von zu Hause aus einfach auf deinem Handy ein- und aus stempeln. 

Zum Thema Arbeitszeiterfassung und Homeoffice kannst du hier auch noch einmal genauer nachlesen.

Betrifft die Pflicht zur Zeiterfassung auch die kleinen Unternehmen?

Das EuGH-Urteil sieht vor, dass jede Arbeitszeit erfasst wird, egal wie groß das Unternehmen ist. Nur so kann eine bundesweite und faire Umsetzung gesichert werden.

Wer soll das alles kontrollieren?

Für die Umsetzung in den Unternehmen und damit die Sicherstellung der Einführung sind die Gewerbeaufsichtsämter zuständig. Solche Kontrollen können unangekündigt stattfinden und können, wenn Verstöße festgestellt werden, hohe Geldstrafen mit sich ziehen. Das stärkste Kontrollorgan sind allerdings die Mitarbeitenden selbst. Schon kleine Streitigkeiten über die Erfassung von gearbeiteten Zeiten können für den Arbeitgebenden vor Gericht gefährlich werden.

Ist Excel nicht genauso gut?

Das ist eine Methode, die viele Unternehmen nutzen. Allerdings geht so sehr viel Zeit in bürokratischen Prozessen verloren. Arbeitszeiterfassung mit Excel heißt bis abends 22 Uhr im Büro sitzen, Tabellen abtippen, korrigieren und nachtragen. Statt kostbare Zeit in aufwendige Prozesse zu stecken, die eine Software automatisieren kann, kann dem Arbeitsgeschäft nachgegangen werden. Denn mit clockin bedeutet Arbeitszeiterfassung nur noch sich ein- und auszustempeln. Alles andere läuft automatisch und der große Mehrwert liegt beim Arbeitgebenden, der am Ende des Monats einen fertigen Stundenzettel bekommt.

Was ist, wenn ich mal vergesse, mich zu stempeln?

Mit modernen Zeiterfassungslösungen wie clockin können automatische Erinnerungen an die Mitarbeitenden erstellt werden, sich rechtzeitig ein- und auszustempeln. Außerdem kann der Arbeitgebenden Mitarbeitern die Möglichkeit freigeben, Zeitern selber zu korrigieren. Über Korrekturen wird der Vorgesetzte dann benachrichtigt.

Was spricht gegen Zeiterfassung auf Zetteln?

Zettel sind leider sehr fehleranfällig. Nicht nur, dass sie schnell verloren gehen, Zeiterfassung auf Zetteln ist häufig sehr ungenau und wird gerne vergessen. Außerdem können sie leichter gefälscht werden. Das EuGH-Urteil sieht vor, dass eine nachträgliche Manipulation der eingetragenen und erfassten Zeiten nachvollziehbar bleiben muss. Liegt der Zettel einmal im Papierkorb, findet ihn keiner mehr wieder. 

Brauche ich dafür wirklich eine neue Software?

Viele Zeiterfassungssysteme, die zurzeit auf dem Markt sind, haben neben der Zeiterfassung noch weitere Funktionen. So kann wieder an anderen Stellen wertvolle Zeit eingespart werden. So kannst du mit clockin beispielsweise auch digital Abwesenheiten und Urlaubsanträge organisieren, einen Überblick über die Projekte deines Betriebs behalten und Mitarbeiterdaten managen. Unternehmen, die in ein solches System heute noch nicht investiert haben und sich weiterhin weigern, werden in Zukunft sowieso Probleme haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.

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