Neu: Mehr Überblick mit der digitalen Projektakte
Mit der digitalen Projektakte findest du alle Vorgänge & Infos deiner Projekte an einem Ort chronologisch sortiert. Diese Projektakte lässt sich sogar filtern, kommentieren und sortieren. Aber das allerbeste - du kannst die Projektakte für deine Kunden als PDF exportieren und deinen Kunden einen fertigen Leistungsnachweis in die Hand drücken.
So funktioniert die digitale Projektakte
Es ist ganz einfach, denn im Prinzip musst du gar nichts machen. Die digitale Projektakte wird automatisch erstellt, wenn Mitarbeiter in einem Projekt arbeiten. Alles was dort gebucht oder dokumentiert wird, findest du dann in der digitalen Projektakte wieder. Das nervige Zusammentragen von Infos für ein Projekt ist damit Geschichte. Jetzt hast du alles an einem Ort:
- Betätigungen
- Projektnotizen
- Checklisten z.B. Tagesberichte, Übergaben etc.
- Kommunikation
- Anhänge
So findest du die digitale Projektakte im Büro-Center
Um auf die digitale Projektakte zu kommen, geht ihr einfach im Büro-Center unter dem Reiter Projekte auf ein bestimmtes Projekt. In der Projektansicht geht ihr dann auf den rechten Reiter Projektakte.
Detailansicht von Projekteinträgen
Um einen Eintrag in der Projektakte zu kommentieren oder bereits bestehende Kommentare anzusehen, könnt ihr einfach auf den Pfeil rechts oder auf den Namen des Eintrags klicken. Daraufhin klappt sich die entsprechende Kachel aus. Falls ihr das Datum jeweils anpassen wollt, könnt ihr ebenfalls auf das Kalender Icon klicken und das Datum anpassen. Der Eintrag würde sich dann, innerhalb der Projektakte an die chronologisch korrekte Stelle schieben.
Einträge hinzufügen
Über das Plus-Zeichen unten rechts könnt ihr jederzeit Einträge in eurer Projektakte hinzufügen.
Wenn ihr einen Kommunikationseintrag hinzufügt, könnt ihr hier zum Beispiel ein Telefonat mit dem Kunden erfassen und die neuen Auftragsinformationen hier hinterlegen. So ist alles sauber und vollständig erfasst.
Auch Anhänge könnt ihr über das Plus Icon hinzufügen um wichtige Dokumente in eure Projektakte einzupflegen.
Das Sahnehäubchen - Die digitale Projektakte einfach für Kunden exportieren
Damit ihr euren Kunden Leistungsnachweise oder ähnliches aushändigen könnt, lässt sich die digitale Projektakte natürlich einfach als PDF Dokument exportieren.
Und so geht's:
1. Einträge für den Export deakitvieren.
Falls nicht alle Einträge mit exportiert werden soll, habt ihr die Möglichkeit vor dem Export einzelne Einträge zu deaktivieren. Dazu klickt ihr einfach auf den blauen Regler und der entsprechende Eintrag wird ausgegraut. Danach könnt ihr den Eintrag jederzeit wieder aktivieren, indem ihr wieder auf den Regler klickt.
2. Projektakte filtern
Zusätzlich könnt ihr die Projektakte vor dem Export nach Eintragsart, Zeitraum oder Stichwort filtern. Dementsprechend wird nur das exportiert. was in den Filtereinstellungen oben rechts angegeben ist.
